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Gestion, Juridique

Associations : les opérations indispensables après votre assemblée générale

Date de publication : 30/07/2021

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Avec le printemps, la saison des assemblées générales a pris fin. Il en résulte une série de décisions qui ont été présentées aux membres de l’association et prises à l’occasion des différentes délibérations.
Il convient maintenant de passer à l’action et les mettre en œuvre sans tarder.
Petite revue des actions à conduire avant les congés !

Après l’assemblée générale, des obligations administratives sont imposées aux associations dans certains cas. Elles devront également mettre en œuvre les activités et les programmes votés.

Les obligations administratives

Les changements intervenus dans la composition du bureau, du conseil d’administration ou un autre organe dirigeant

La dernière assemblée générale a modifié la composition des instances dirigeantes de votre organisme ? Vous avez trois mois pour en faire la déclaration auprès de la préfecture du siège.

En effet, en ce qui concerne les associations, il s’agit là d’une des rares obligations prescrites par la loi du 1^er juillet 1901 :

Les associations sont tenues de faire connaître, dans les trois mois, tous les changements survenus dans leur administration, ainsi que toutes les modifications apportées à leurs statuts.  (Article 5 alinéa 5 de la loi du 1er juillet 1901)

C’est la même chose en ce qui concerne les fonds et fondations.

Et attention ! Assurez-vous que le procès-verbal désigne bien la personne habilitée à procéder à cette démarche administrative.

Si une assemblée générale extraordinaire a modifié les statuts ou le règlement intérieur, la procédure déclarative est la même ainsi que les délais à respecter.

L’article 8 de la loi du 1^er juillet 1901 prévoit de sanctionner tout dirigeant d’association qui n’aurait pas procédé à ces déclarations : « Seront punis d’une amende prévue par le 5° de l’article 131-13 du code pénal pour les contraventions de 5è classe en première infraction, et, en cas de récidive, ceux qui auront contrevenu aux dispositions de l’article 5 ».

En effet, le texte des statuts ainsi que la liste des personnes dirigeantes et responsables de la gestion de l’association sont de notoriété publique. Ces informations peuvent être fournies par la préfecture, à la demande de toute personne. Par exemple, l’absence de mise à jour de ces informations peut être préjudiciable et source de complications importantes au détriment d’anciens dirigeants.

C’est pourquoi, nous vous recommandons d’être attentifs à ce que les documents déclarés en préfecture soient régulièrement actualisés en fonction des décisions qui sont prises par les assemblées générales et autres réunions d’organes délibérants.

La publicité des comptes annuels et du rapport du commissaire aux comptes

Si votre association est concernée par l’obligation de publier ses comptes annuels parce qu’elle dépasse certains seuils, cette formalité administrative doit être effectuée à la suite de leur approbation par l’assemblée générale.

Rappel du contexte

Sont concernées par cette obligation les associations visées par l’article L.612-4 du Code de commerce, c’est-à-dire celles ayant reçu des subventions publiques en numéraire dont le montant total annuel dépasse 153.000 euros.

A ces organismes, on peut ajouter également les fondations qui seraient dans le même cas et qui auraient reçu plus de 153.000 euros de subventions publiques en numéraire.

Et ce n’est pas tout !

Il faut inclure dans cette obligation les associations et fondations ayant reçu sur l’exercice comptable des dons ouvrant droit, au profit du donateur, à un avantage fiscal dès lors que le montant de ces dons dépasse 153 000 euros (par renvoi de l’article 4-1 de la loi n° 87-571 du 23 juillet 1987 à l’article L.612-4 du code de commerce).

A noter : les associations et fondations qui sont visées par l’article
L. 612-1 du Code de commerce n’ont pas cette obligation de publicité des comptes et du rapport du commissaire aux comptes, sauf si les dons ou subventions qu’elles perçoivent dépassent les 153.000 euros. Dans tous les cas, rien n’empêche qu’elles le fassent de manière volontaire.

Comment procéder et quels documents sont concernés ?

Dès lors que votre association dépasse le fameux seuil de 153.000 euros, la soumission à l’article L.612-4 du Code de commerce précité entraine plusieurs effets cumulatifs :

• L’obligation d’établir des comptes annuels respectant le règlement comptable ANC
  n°2018-06 (bilan, compte de résultat et annexe) ;
• L’obligation de nommer un commissaire aux comptes ;
• L’obligation d’en assurer la publicité sur le site des Journaux Officiels.

Attention ! Les deux seuils ne sont pas cumulatifs. Ainsi, une association qui recevrait une subvention de 100.000 euros et collecterait 100.000 euros de dons ne serait pas visée par ces obligations.

Les associations et les fondations tenues de répondre aux prescriptions de l’article L.612-4 du Code de commerce doivent déposer leurs comptes annuels et le rapport du commissaire aux comptes, par voie électronique dans un format exclusivement PDF via un formulaire d’enregistrement en ligne disponible sur le site Internet de la Direction de l’Information Légale et Administrative (DILA).

Les associations et fondations doivent transmettre les comptes annuels et le rapport du commissaire aux comptes dans les trois mois à compter de l’approbation des comptes par l’assemblée générale (ou le conseil d’administration, pour les fondations).

L’article L.612-4 du Code de commerce ne concerne pas les fonds de dotation. Pour ces derniers, les obligations de publicité sont inscrites dans la loi fondatrice du 4 août 2008. Le support de publication est le même mais les règles sont un peu différentes :

• Tous les fonds de dotations doivent publier leurs comptes annuels sur le site de la DILA ;
• Seuls les comptes annuels doivent être publiés, le rapport du commissaire aux comptes n’est pas visé par cette obligation.

Regard d’expert :
L’assemblée générale extraordinaire (AGE)

Sanction du défaut de publicité

Lors de la mise en place de cette obligation au 1^er janvier 2006, le législateur n’avait pas prévu de sanctionner le défaut de publicité des comptes annuels des associations.

La loi ESS du 31 juillet 2014 a introduit à l’article L.612-4 une disposition qui vise à sanctionner les dirigeants d’associations qui n’auraient pas établi les comptes selon les formes évoquées plus haut. De plus, en cas d’absence de publication des comptes, le président du tribunal judiciaire, statuant en référé, peut, à la demande de tout intéressé, enjoindre sous astreinte au dirigeant d’assurer la publicité des comptes annuels et du rapport du commissaire aux comptes. Mais, pas de sanction pénale.

En cas de persistance de l’inobservation, le président peut, dans les mêmes conditions et à cette même fin, désigner un mandataire chargé d’effectuer ces formalités.

A noter ! A l’instant où nous rédigeons cet article, la « loi confortant le respect des principes de la république » vient d’être votée mais sa publication est retardée car elle fait l’objet d’un recours devant le conseil constitutionnel. Le texte adopté prévoit (article 21) un renforcement de la sanction pour défaut de publicité des comptes annuels des associations en appliquant une amende de 9.000 euros à l’encontre du dirigeant qui n’aura pas observé cette obligation. La sanction pénale est introduite dans le dispositif.

Mise en œuvre du plan d’action : les points clés de réussite

A l’occasion de la dernière assemblée générale, vous avez présenté et soumis au vote un projet associatif avec son plan d’action ?

Alors, il faut le mettre en œuvre dès maintenant. En effet, c’est pendant que les esprits sont encore chauds du projet que vous avez présenté qu’il faut lancer l’action, recourir à l’appel aux volontaires, organiser les équipes et répartir les tâches à réaliser.

• Selon son importance et la durée que sa réalisation nécessitera, n’hésitez pas à rédiger un règlement spécifique à ce projet. Etablir un budget prévisionnel peut se révéler indispensable. Il doit nécessairement correspondre au montant dont vous avez proposé la réserve lors de l’affectation du résultat. Répartissez ce budget en différents lots si vous voulez responsabiliser différentes équipes pour la conduite de leurs actions.
• Bien entendu, un suivi comptable analytique est indispensable pour surveiller la consommation financière du projet et pouvoir rendre compte à tout moment et à son terme. Concertez-vous avec votre expert-comptable pour organiser les sections analytiques qui conviennent.
• Mettez en place une commission de suivi et de contrôle.
• Enfin, complétez votre organisation en proposant un calendrier prévisionnel qui fixera des bornes aux objectifs à tenir.

Mise en œuvre des autres programmes

De même, si l’assemblée générale de votre association a voté des résolutions donnant son accord pour la réalisation de programmes d’actions ou d’investissements significatifs, il ne faut pas perdre de temps pour lancer ces projets.

Vous avez soumis à l’accord de l’assemblée générale un important projet d’investissement immobilier qui se concrétise par l’acquisition, la construction ou la rénovation d’un bâtiment ? Et l’AG a donné son feu vert.

Saisissez cette opportunité pour fédérer les membres autour de ce projet. Ne manquez pas l’occasion d’organiser des manifestations pour les associer à l’évolution du projet, se l’approprier.

Organiser des réunions de présentation du projet : Maquettes, pose de la première pierre, visites de chantiers, inauguration, etc.

Pensez à associer les partenaires, « officiels » et corps constitués à ce projet en les invitants aux différentes occasions (financeurs, préfet, maire, services de sécurité, gendarmerie, etc.). Ainsi votre association consolidera son ancrage dans son environnement public et social.

Comme vous pouvez le constater, les assemblées générales constituent un temps fort de la vie de votre association.

Pour jeter un regard sur le passé, certes. Mais également pour se projeter dans l’avenir avec entrain et sérénité sur des projets approuvés et partagés par la majorité des membres.

À découvrir :
Notre guide sur les assemblées générales

Déposer ses comptes sur le site de la DILA :
Les formalités de publicité des comptes annuels des associations auprès du site Internet de la DILA sont gratuites.
La Direction de l’information légale et administrative (DILA) est une direction d’administration centrale des Services du Premier ministre, placée sous l’autorité du secrétaire général du Gouvernement français.
Le dépôt est l’action qui consiste à télécharger électroniquement sur le site un contenu choisi et validé par un utilisateur. Le contenu déposé doit être des comptes annuels et / ou un rapport du commissaire aux comptes, au format PDF. En accédant au service, l’utilisateur se voit attribué un mot de passe qu’il peut réutiliser pour des opérations ultérieures.
L’inscription de l’association se fait à l’aide de son numéro de SIREN qui comprend 9 caractères.

Attention ! La Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes, dans un communiqué récent (juillet 2021) adressé à ses ressortissants vient de rappeler que les seuls fichiers PDF comportant ces caractéristiques étaient acceptés par la DILA. Aucun autre document, notamment ceux comportant un procédé de signature électronique, ne sera accepté.
Pour chaque exercice comptable, il convient de préparer un fichier unique en format PDF respectant les critères suivants :
· compatible avec la version PDF 1.7 (correspondant à la version 8.0 du logiciel Acrobat d’Adobe),
· aucun document attaché,
· aucun son,
· aucune vidéo,
· aucun caractère non imprimable,
· aucun verrouillage de document par mot de passe,
· aucune protection par certificat,
· aucune apposition de signature électronique,
· pas de compression de fichier,
· poids maximum du fichier 50 Mo.
A défaut, le fichier ne pourra être traité et sera donc rejeté.