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Gouvernance, Juridique

Le président et le vice-président de l’association : le guide pratique

Date de publication : 29/05/2024

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Bien connaître le rôle du président d’une association est primordial pour en assurer le bon fonctionnement. Dans cet article sous forme de guide pratique, notre expert vous livre tout ce qu’il faut savoir sur ses fonctions, ses pouvoirs, sa nomination etc.

Les dernières études dénombrent l’existence de plus d’un million et demi d’associations actives en France.

Et autant de présidents pour les diriger !

La responsabilité confiée à cette fonction est importante. Cela mérite qu’on examine de près le rôle et l’organisation que les statuts confient au Président, dernier sujet de notre série consacrée aux dirigeants de l’association.

Être président dans une association, en quoi cela consiste-t-il ?

Le président de l’association est en général « l’homme-orchestre » qui dirige l’organisme. Il en est le responsable au yeux des salarié(e)s et à l’ensemble des tiers. Il doit agir comme « le patron » car il en porte la responsabilité en de nombreuses circonstances.

Les statuts fixent le périmètre de la fonction du président mais ils ne peuvent pas limiter ce périmètre à des pouvoirs et responsabilités qui seraient contraires à des dispositions légales ou réglementaires.

Le pouvoir de représentation du président de l’association

De manière générale, le président représente l’association. Il engage l’association en tant que son représentant. A ce titre, il exerce un mandat contractuel qui lui a été confié par l’organe habilité à le désigner.
C’est lui qui signe les contrats. Ainsi, lorsque l’association embauche des salariés, c’est lui qui signe les contrats de travail. Il est reconnu comme étant l’employeur au regard du droit du travail. Lorsqu’il faut accepter une convention de financement particulière avec une autorité administrative, c’est lui qui met un point final à l’accord conclu pour obtenir une subvention.
En matière financière et fiscale, le président de l’association porte la responsabilité des actes et engagements pris par l’association. C’est pourquoi, il doit s’entourer de toutes les précautions requises en matière de sécurité et de contrôle interne.

Les pouvoirs du président en cas de procédure judiciaire

En cas de conflit ou de procédure, il peut agir et représenter l’association en justice. Cette faculté doit être précisée dans les statuts. À défaut de disposition statutaire conférant au président l’exercice de l’action et de la représentation en justice ou lui conférant très expressément le pouvoir de représenter l’association dans tous les actes de la vie civile, le président ne peut agir en justice que sur habilitation expresse conférée par l’organe compétent pour prendre la décision l’autorisant (par défaut, ce sera l’assemblée générale), de façon ponctuelle ou permanente.

Le rôle du président d’association au quotidien

Fonctionnement régulier de l’association

Le président de l’association doit veiller au fonctionnement régulier de l’association dont il a pris les commandes. Selon la taille de l’organisme, son rôle sera plus ou moins impliqué. Et dans certains cas, il aura la possibilité de déléguer  un certain nombre de tâches auprès d’autres personnes salariées ou bénévoles impliquées dans le fonctionnement de l’association. Alors, il organisera la manière, pour ceux-ci, de lui rendre compte des tâches et actions qui leurs sont confiées.

Le président, on l’a vu plus haut, est habilité à représenter l’association dans tous les actes de la vie civile. Pour cela, il conviendra, dès sa nomination, qu’il se fasse connaitre auprès des différentes instances avec lesquelles il est important que l’association soit en relation. C’est le cas, bien souvent, des autorités administratives lorsque l’association exerce une ou des activités en relation avec des collectivités publiques ou lorsqu’elle bénéficie d’une délégation ou d’une autorisation d’exercice d’une activité dépendant d’une autorisation publique. Sur le plan administratif, toutes les formalités nécessaires le conduiront à se mettre en relations avec les banques et administrations qui exigeront de recueillir ses qualités et compétences relatives à sa nomination récente (état civil, signature, etc..).

Réalisation des formalités déclaratives

Dès sa nomination, et dans un délai de trois mois suivant sa nomination, les formalités relatives à la composition des nouveaux membres dirigeants, dont le bureau et son président, doivent être déposées auprès de la préfecture du département du siège social de l’association. Lorsque de nouveaux dirigeants sont désignés, leurs nom, prénoms, profession, domicile, nationalité et fonction doivent être déclarés en préfecture.

La déclaration doit être effectuée sur internet, par courrier ou sur place, par les dirigeants qui ont été désignés (et non pas par ceux qui ont cessé d’exercer leurs fonctions). Une liste consolidée (c’est-à-dire définitive) et à jour de l’équipe dirigeante doit être jointe à la déclaration. L’administration délivre un récépissé de déclaration. Les dirigeants en exercice peuvent le présenter aux tiers pour justifier leurs fonctions.

Sanction. En cas d’absence de déclaration, les dirigeants encourent une amende pouvant aller jusqu’à 1.500 € (3.000 € en cas de récidive).

Attention !  Si l’association est aussi immatriculée au répertoire SIRENE, toute modification concernant le nom, l’objet, l’adresse du siège ou les établissements (ouverture ou fermeture) doit faire l’objet d’une déclaration à l’Insee.

Bon à savoir. L’administration a mis en place un formulaire spécial destiné à procéder à la déclaration de la liste des personnes chargées de l’administration d’une association (Formulaire Cerfa 13971*03).

Rôle au sein des instances : préparation de l’assemblée générale et participation au conseil d’administration

Chaque année (ou selon le rythme exigé par les statuts), le président de l’association développe ses compétences de « chef d’entreprise » car il doit s’occuper de la préparation de l’assemblée générale annuelle qui ponctue le grand rendez-vous des membres de l’association. Son rôle est important et pour cela, avec l’aide du bureau et du conseil d’administration, il doit fixer l’ordre du jour de l’assemblée générale, préparer la rédaction des différents rapports et comptes-rendus (rapport moral, rapport d’activité, rapport financier, etc..). Il sera préoccupé, en liaison avec son trésorier , de la présentation des comptes et de la préparation du budget de l’année suivante. Il préparera, en cas de besoin la présentation de tous projets d’investissements et d’extensions à faire adopter par l’organe délibérant.

Mais ce rôle est également très prégnant à l’occasion des différentes réunions du conseil d’administration où les délibérations prises ponctuent, en cours d’année, l’avancement des différents projets, corrigent les actions conduites et pallient les incidents ou dérivent qui peuvent se présenter. Car à tous moments, il peut être nécessaire de prendre certaines mesures urgentes à titre conservatoire.

Les autres missions que le président peut exercer

Dans les structures complexes ou plus structurées, le président endosse bien souvent sa casquette de responsable des ressources humaines. Alors, il doit s’impliquer fréquemment dans des actions de recrutement, d’entretien ou de licenciement de salariés.

Le président est garant du patrimoine de l’association dont il assure la surveillance et l’entretien. A ce titre, sa réflexion l’oblige bien souvent à se projeter dans l’avenir, car la stratégie immobilière repose sur des opérations conçues à long terme. Il devra susciter et proposer des opérations de cession ou d’aliénation d’immeubles, proposer de contracter des emprunts. Tous ces éléments méritent argumentation et persuasion pour obtenir l’assentiment du cercle des dirigeants.

Enfin, nombre de ces décisions, même si elles font l’unanimité du bureau ou du conseil d’administration devront nécessairement passer par l’approbation de l’assemblée générale. A défaut, la décision serait entachée de nullité (Exemple : licenciement, souscription d’un emprunt, vente d’un immeuble).

Pour aller plus loin :

Vie associative : l’assemblée générale en question(s)

Comment le président est-il nommé ?

Aucune règle particulière ne décide de la nomination du président de l’association. Comme à chaque fois que cette question se pose, c’est aux statuts qu’il convient de se référer.

On observe, en général deux grands principes qui conduisent à la nomination du président de l’association :

• Soit il est directement élu par l’organe délibérant, c’est-à-dire l’assemblée générale des membres. Dans ce cas, bien souvent cette nomination fait l’objet d’une véritable campagne électorale destinée à argumenter un programme autour d’une profession de foi défendue par chaque candidat au poste. Les enjeux qui découleront de cette élection peuvent donner à l’association de véritables orientations stratégiques importantes ;
• Soit sa nomination est confiée à un vote plus confidentiel issu d’une délibération du conseil d’administration. Dans ce cas, le candidat élu est imposé à l’assemblée des membres qui, par ce processus, a délégué son entière confiance au conseil d’administration.

La plupart du temps, en cas de changements importants de la gouvernance, le nouveau président est nommé en même temps que « son équipe » pour composer le nouveau bureau et les postes de secrétaire, trésorier et leurs adjoints seront désignés à ce moment pour une durée prévue par les statuts. Il est recommandé que ces durées de mandats soient compatibles entre elles et permettent la mise en œuvre et la réalisation des projets annoncés. On voit malheureusement souvent des durées de mandats trop courtes qui ne permettent pas la réalisation des projets envisagés et désorientent l’évolution de l’association à cause de changements fréquents de dirigeants fondés sur des raisons irrationnelles et passionnelles.

A contrario, des statuts qui ne limitent pas la durée de mandat d’un président dans le temps peuvent laisser la place à l’existence d’un « président à vie » dont la gestion risque d’essouffler l’association qui n’aura pas l’occasion de se rénover dans un schéma d’avenir.

Entre les deux, il faut trouver un juste milieu qui convienne au contexte évolutif des activités dans lesquelles l’association peut s’épanouir.

Est-il possible de nommer un vice-président ?

En cas de besoin, et selon l’importance des tâches confiées aux dirigeants de l’association, il est possible de nommer un ou plusieurs vice-président (s) auquel certaines attributions seront confiées pour permettre d’harmoniser le fonctionnement quotidien de la gestion de l’organisme.

Ce type de schéma se rencontre plus particulièrement lorsque, par exemple, l’association n’a pas la possibilité de rémunérer un directeur salarié. Dans ce cas, il est important que le rôle et le niveau de délégation de pouvoir qui sont confiés au vice-président soient consignés dans les statuts de l’association et leur fonctionnement quotidien précisé dans le règlement intérieur. Si la fonction de vice-président est mise en place par le conseil d’administration, selon un besoin qui se fait déterminant en cours de mandat, il convient alors que cette organisation et les responsabilités confiées au vice-président soient consignées dans le procès-verbal qui le désigne et ratifiées par la plus prochaine assemblée générale.

Quelles sont les obligations et devoirs du président ?

Nanti de ses pouvoirs, le président peut, bien souvent prendre ses décisions en toute liberté et toute autonomie surtout lorsque les exigences du quotidien les y obligent.

Il ne lui en est pas moins conseillé de gouverner de façon collégiale.

Un président qui agit seul et sans concertation se verra rapidement reproché cette attitude trop indépendante si les décisions prises ne sont pas partagées avec les membres de son bureau. Il lui est ainsi fortement conseillé de rendre compte régulièrement de sa gestion et des actes qu’il a pris et engagés pour le compte de l’association.

Cette façon d’agir est d’ailleurs sécurisante pour lui car elle permettra d’éviter tous reproches à venir en cas de contestation.

Le système de gestion démocratique d’une association doit conforter le caractère délibéré des décisions prises. Les dirigeants, et le président en premier, n’ont pas à prendre de décisions pour eux-mêmes ou dans leur seul intérêt particulier, mais pour satisfaire les besoins et dans l’intérêt de l’organisme pour lequel ils exercent leur fonction de manière bénévole et désintéressée.

La rémunération des dirigeants , lorsqu’elle est mise en place, ne doit être instaurée que pour couvrir l’indemnisation d’un manque à gagner ou d’une perte de revenu, par ailleurs non acquis. L’adhésion à ce principe ne fait que contribuer au caractère désintéressé de l’organisme pour lequel le président et les autres dirigeants acceptent d’exercer leurs responsabilités.

Quels sont ses pouvoirs ?

Comme on l’a vu, le rôle du président est défini par les statuts de l’association. Ses pouvoirs doivent être clairement définis par les statuts pour éviter les abus et les fautes de gestion. Si les statuts ne précisent pas son rôle, les dispositions du code du commerce s’appliquent.

En général, le président est habilité à représenter l’association dans tous les actes de la vie civile. Il peut agir au nom de l’association pour des actions telles que le recrutement de personnel, les achats ou les ventes. En général, l’accord de l’organe délibérant est nécessaire lorsqu’il s’agit d’aliéner ou d’acquérir un immeuble, ou encore, de contracter un emprunt.

Le président est également responsable du bon fonctionnement administratif de l’association. Il porte la responsabilité financière auprès des banques et administrations. C’est lui qui doit répondre de la situation de l’association en cas de difficultés financières. Si le président n’effectuait pas les formalités requises en cas de situation de cessation de paiement, il engagerait sa responsabilité pénale personnelle. De même, en cas de contrôle ou de redressement fiscal à l’occasion duquel sa responsabilité serait reconnue, c’est à titre personnel qu’il peut être poursuivi pour le comblement des redressements encourus.

Bon à savoir : il existe des assurances spécifiques pour couvrir les dirigeants (hors pénal) auxquelles l’association peut souscrire.

La délégation de pouvoir :
Les statuts définissent le niveau de délégation de pouvoir accordé au président de l’association. C’est le plus haut niveau qu’on puisse imaginer à ce titre. Cette délégation permet de transférer à une personne des pouvoirs qui sont expressément décrits, à charge pour cette dernière d’en assumer la responsabilité.
Ce procédé permet d’éviter le risque de confusion entre dirigeants de droit et dirigeants de fait.

Ensuite, le président peut déléguer à un directeur ou responsable salarié une partie de ses pouvoirs, dans le cadre d’une fiche de poste annexée au contrat de travail de ce dernier. Ces pouvoirs doivent être clairement spécifiés et dépourvus d’ambiguïté.
Lorsqu’elles ne sont pas prévues dans les statuts, les délégations doivent être écrites et approuvées par les organes de décision de l’association.

A revoir

Les délégations de pouvoir et de signature dans les associations

Que se passe-t-il en cas d’abus de pouvoir d’un président ?

L’abus de pouvoir d’un président d’association survient lorsque ce dernier outrepasse ses prérogatives, agit de manière autoritaire ou prend des décisions sans consulter les autres membres du conseil d’administration. Ces actes peuvent être intentionnels ou non, mais ils doivent être sanctionnés, car ils portent atteinte à la bonne marche de l’organisme.

Réagir face à un abus de pouvoir

En termes de communication

La première étape consiste souvent à contacter le président pour discuter des problèmes et envisager une solution appropriée. La communication est essentielle, car elle permet aux parties impliquées d’expliquer leurs points de vue et de trouver une solution.

Sanctions

Il est courant de suspendre les fonctions du président jusqu’à ce que le problème soit résolu. Une telle action peut également servir à dissuader le président de continuer à abuser de son pouvoir. Des statuts correctement rédigés doivent prévoir cette éventualité et permettre aux membres du conseil d’administration d’organiser une telle procédure.

Dépôt de plainte

Les membres de l’association ont le droit de déposer une plainte auprès des autorités compétentes si le président ne respecte pas les statuts de l’organisation.

Vote

Si la majorité des membres soutient l’action disciplinaire contre le président, un vote peut être organisé afin de retirer le dirigeant de ses fonctions. Là encore, les statuts doivent permettre la mise en œuvre de ce genre de procédure.

Conséquences d’un abus de pouvoir

Pour l’association

Un abus de pouvoir peut nuire à l’image de l’association et compromettre sa crédibilité. Les membres risquent alors de quitter le groupe, et les financeurs peuvent choisir de couper leur soutien financier. De plus, l’absence d’un dirigeant respecté peut entraîner des conflits internes et un climat de suspicion nuisant à la productivité et à la bonne marche de l’association.

Pour le président

Si le président est reconnu coupable d’abus de pouvoir, il peut subir des sanctions allant des amendes à des peines plus sévères. Il peut également faire face à des conséquences civiles et pénales.

En résumé, le président d’association est un acteur clé qui assure la cohérence et la légalité des actions de l’organisation. Sa nomination et ses pouvoirs sont déterminés par les statuts de l’association.

Comme on vient de le voir au cours de ce tour d’horizon, présider une association ne consiste pas seulement à revêtir un costume honorifique. Le président doit être aux commandes de l’association et parfois, ces commandes sont nombreuses. Le président de l’association doit posséder de multiples compétences qui le rapprochent beaucoup des qualités requises à celles d’un chef d’entreprise. Mais la première d’entre elles repose surtout sur l’écoute et la capacité à s’entourer d’une solide équipe.