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Gestion

Le trésorier de l’association

Date de publication : 19/02/2024

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Le trésorier de l’association occupe un poste clé au sein de la gouvernance de l’organisme. Et ce, quelle que soit l’importance et l’étendue des implications et mouvements financiers qui entreront dans le cadre de sa gestion. La différence repose essentiellement sur le mode d’organisation et la répartition des fonctions au sein de la structure.

Dans une petite association, le trésorier sera plutôt l’homme-orchestre de la finance, de la comptabilité et des opérations administratives courantes. Dans une grande association, le trésorier s’appuiera sur un service comptable structuré.

Dans ce cas, il communiquera avec le service comptable et des cadres administratifs et financiers auxquels il commandera différents travaux et comptes-rendus. Dans son rôle de dirigeant de l’association, le trésorier prend une part active et essentielle à toutes les réunions du conseil d’administration. Il doit, en effet, rendre compte régulièrement de la situation financière de l’association aux autres administrateurs. En cela, il assure un véritable contrôle de gestion.

Avec le président de l’association, c’est certainement un des dirigeants les plus actifs et les plus sollicités de l’association. Lorsque l’association est dotée d’un directeur ou responsable salarié, son rôle en appui de celui-ci est précieux car c’est un interlocuteur indispensable pour accompagner les prises de décisions.

Trésorier dans une association : une obligation ?

Les textes légaux n’exigent aucunement la nomination d’un trésorier au sein de l’association. La loi du 1^er juillet 1901 est particulièrement libérale en ce qui concerne l’organisation et la répartition des rôles, fonctions et responsabilités au sein de l’association. C’est donc en s’appuyant sur des principes de bon sens et sur une logique d’organisation saine et efficace que le plus souvent, les statuts prévoient la nomination d’un trésorier et lui confère un rôle clé en ce qui concerne le pilotage et la responsabilité des finances de l’association. Sa place se situe naturellement au sein du conseil d’administration et même du bureau. Le président s’appuiera en permanence sur son trésorier pour obtenir auprès de lui des informations indispensables en matière financière. De plus, des règles de sécurité et de contrôle interne bien établies lui confèrent le plus souvent une délégation de signature et de pouvoir suffisante pour qu’il joue le rôle de « deuxième » responsable direct de l’association, après le président.

Quel est le rôle du trésorier d’association ? une définition bien souvent « pâle » de sa fonction

Le titre, rôle et fonction du trésorier sont bien souvent définis de façon imprécise et sibylline dans les statuts des associations : « Le trésorier est responsable de la politique financière définie par la direction de l’association.Il s’occupe de la tenue des comptes et assure la gestion de la trésorerie. Il est chargé de la définition des objectifs des dépenses à engager pour réaliser le programme d’activité, de la préparation du budget prévisionnel en accord avec les objectifs, … ». Les règlements intérieurs sont fréquemment muets sur la définition et le fonctionnement du poste. Rares sont les associations qui se sont penchées sur la rédaction d’une véritable charte du trésorier. Et pourtant…

La réalité quotidienne du trésorier, ses missions et ses devoirs

Une association a bien souvent l’obligation de tenir et gérer un budget parce qu’elle doit le présenter à ses financeurs. Il convient, pour cela de s’appuyer sur une comptabilité tenue et suivie régulièrement, bien connue du trésorier.

La fonction de trésorier n’est pas obligatoire dans une association mais très souvent prévue par les statuts, quand elle n’est pas exigée par certaines dispositions liées à l’appartenance à un réseau ou une fédération.

En réalité, le trésorier occupe un poste de dirigeant dont la responsabilité financière se révèle importante tant sur le plan civil que pénal.

Budget et engagements de dépenses

Le trésorier est habilité à donner son accord pour l’engagement de dépenses significatives quand il s’agit d’investissements, de charges exceptionnelles ou d’augmentations de salaires par exemple. A plusieurs reprises, il doit rendre compte de sa gestion, auprès du bureau, du conseil d’administration et surtout, chaque année, lors de l’assemblée générale des membres à travers son rapport financier qui comprend la présentation des comptes de l’exercice écoulé. De nombreuses associations prévoient, à cet instant, la présentation et l’approbation du budget prévisionnel pour l’année suivante, véritable support pour les actions futures du trésorier.

Suivi des comptes bancaires

Tout au long de l’année, le trésorier a le devoir de suivre régulièrement l’évolution des comptes bancaires afin de s’assurer que ceux-ci ne subissent pas de dérives incontrôlées ou d’incidents imprévus. L’argent de l’association ne lui appartient pas et il doit y prêter une attention et un soin tout particuliers. Il ne doit pas, non plus, prendre de risques avec les disponibilités et ne pas être tenté de s’aventurer vers des placements hasardeux.  

Dès lors, ses missions peuvent être multiples, allant de la simple tenue du compte bancaire à l’élaboration de budgets prévisionnels et de tableaux de bord et de leur suivi, mais également à la validation de tous documents financiers dans des associations de taille plus importante, comme par exemple, les comptes annuels, les dossiers administratifs de demandes de subventions, le compte d’emploi des ressources.

Déclarations, assurances

À tous moments, le trésorier devra se préoccuper du correct positionnement fiscal ou social des activités de l’association. Il s’assurera que les déclarations obligatoires sont bien établies par l’association et qu’elles respectent les règles requises par les diverses administrations. De même, en liaison avec les autres membres du bureau, il restera attentif à la bonne couverture des risques garantis auprès des compagnies d’assurances. Et lorsque l’association est propriétaire de biens immobiliers, il aura à cœur de se préoccuper du bon maintien en état du patrimoine de l’association ou de son évolution nécessaire. 

Le rôle du trésorier pour l’assemblée générale

La préparation de l’assemblée générale est un moment important de l’année. Le trésorier y a sa place car il doit préparer et présenter le rapport financier. De nombreuses associations ponctuent l’approbation des comptes par un quitus qui est donné de la gestion financière de l’association. Ce quitus est l’expression concrète de la confiance que les membres de l’association expriment à ce moment-là envers le trésorier. Avec le président, le trésorier joue un rôle prépondérant dans l’association puisqu’il est le garant d’une bonne gestion financière et de la bonne utilisation des fonds qui lui sont confiés, par les adhérents s’il y a des cotisations, par les financeurs publics si l’association reçoit des subventions ou encore, par les financeurs privés s’il est fait appel aux dons et au mécénat.

La relation entre le trésorier et l’expert-comptable ou le commissaire aux comptes

Dans les structures de moyenne et de grande importance qui font appel aux services d’un expert-comptable ou qui font certifier leurs comptes par un commissaire-aux-comptes, le trésorier est un interlocuteur incontournable. Dès sa nomination, il est indispensable qu’un dialogue s’établisse avec ces deux professionnels afin d’échanger avec eux sur leur connaissance des particularités liées à l’organisation administrative et financière de l’association. Et surtout, requérir leur avis sur les forces et les faiblesses du dispositif de contrôle interne existant. La présence du trésorier s’impose à certains moments incontournables de leurs missions pour assister à la clôture des comptes ou pour entendre la conclusion de leurs travaux d’audit. C’est un véritable travail d’équipe !

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La gouvernance et la répartition des fonctions au sein de l’association

Quelles sont les responsabilités du trésorier d’association ?

Le trésorier, en sa qualité de mandataire de l’association, peut être tenu pour responsable en cas de faute ou de négligence personnelles, dès lors que ce manquement entraîne un préjudice pour l’association. Sa responsabilité civile peut alors être engagée.

C’est pour cela qu’il convient que la définition et l’étendue de sa fonction soient rédigées avec précision dans les statuts ou le règlement intérieur de l’association.

De même, s’il commet des fautes de gestion entraînant le redressement ou la liquidation judiciaire de l’association, le trésorier peut être condamné à participer au renflouement de la situation.

Par exemple, la Cour de cassation s’est prononcée sur la responsabilité d’un trésorier, qui avait placé la trésorerie excédentaire d’une association dans des produits non sécurisés sans y être autorisé par l’organe de gestion de l’entité. Il a été reconnu responsable. Et dans ce cas, la Cour n’a pas admis que la responsabilité soit reportée sur la banque qui n’aurait pas vérifié les pouvoirs du trésorier (Cour de Cassation 11 février 2014 n° 13-10.067).

Dans certains cas, beaucoup plus rares, un trésorier peut également être poursuivi pénalement s’il est tenu responsable de manœuvres frauduleuses (abus de confiance, détournement de fonds, etc.).

Quoiqu’il en soit, la responsabilité d’un dirigeant associatif n’est engagée que lors de fautes graves ou intentionnelles. Un trésorier prudent et communicatif ne sera pas tenu pour responsable d’éventuels manquements de l’association.

Quelles sont les qualités nécessaires pour être trésorier d’une association ?

La fonction de trésorier requiert quelques compétences nécessaires qui impliquent que la personne pressentie dispose d’un minimum de qualités pour accepter et tenir cette responsabilité.

Le trésorier est un membre de l’association. Il agit souvent comme bénévole et ne doit pas siéger à des fins personnelles.

Il est avant tout là pour aider et veiller à la bonne gestion des comptes. Ses missions sont techniques. Il est donc recommandé d’avoir un trésorier justifiant de connaissances et compétences dans la comptabilité et la gestion des finances. Comme ses missions peuvent s’avérer chronophages, il doit être suffisamment disponible pour s’impliquer dans la gestion financière de l’association. Le trésorier pressenti doit être une personne de confiance ayant le sens des responsabilités.

Les textes réglementaires n’expriment aucune exigence particulière sur les qualités requises pour un trésorier si ce n’est que la loi autorise qu’un mineur âgé d’au moins 16 ans peut assumer ce rôle sous condition de l’accord de ses parents ou d’un tuteur, qu’un fonctionnaire ou un agent non titulaire peut également assumer ce rôle à titre accessoire à son activité principale dans la fonction publique ou encore, qu’un militaire en activité peut également assumer ce rôle à titre accessoire à son activité principale dans l’armée à condition qu’il ait l’aval de sa hiérarchie et que l’association n’ait pas de caractère syndical ou politique.

La nomination du trésorier de l’association

On voit bien, ici, que c’est le trésorier, lui-même qui s’engage et engage sa responsabilité en acceptant d’occuper cette fonction. Et ce n’est pas qu’un poste honorifique au sein de l’association. Dès sa nomination par l’organe prévu par les statuts, bien souvent l’assemblée générale ou le conseil d’administration, il convient de déclarer cette modification au service de la préfecture du siège de l’association afin de procéder aux formalités qui lui permettront d’accéder aux comptes bancaires de l’association.

Changement de trésorier, comment gérer la transmission des pouvoirs ?

Le changement de trésorier est un événement dont l’importance est à la hauteur de la fonction qu’il occupe au sein de la gouvernance de l’association.

Le trésorier qui quitte ses fonctions doit faire l’inventaire des documents qu’il détient pour les remettre à son successeur. Il est important, pour cela d’organiser une réunion de passation des pouvoirs.
Cette réunion est une bonne occasion pour faire l’inventaire de toutes les délégations de signatures qu’il conviendra de transférer au nouveau récipiendaire de la fonction. C’est également l’occasion de revoir éventuellement les niveaux de délégations ainsi que les montants des plafonds autorisés pour les différentes opérations de trésorerie, si nécessaire.

Le « sortant » fera une présentation des budgets et opérations en cours afin qu’il n’y ait pas de rupture gênante dans le suivi et la gestion de l’association. S’il est responsable de la tenue de la comptabilité, il fera en sorte de délivrer des comptes « à jour » qui ne soient pas en retard de traitement.
Il s’assurera que les engagements de l’association (paiements à venir, calendrier des divers paiements obligatoires ou emprunts par exemple…) soient identifiés et communiqués. Le nouveau trésorier devra prendre le temps de consulter les rapports financiers présentés lors des dernières assemblées générales, et de recenser les biens détenus par l’association mais également de ses dettes. Enfin, la gouvernance de l’association devra informer de ce changement tous les tiers avec lesquels le trésorier est habituellement en relation.

A revoir :

Dirigeants associatifs : les bonnes pratiques pour une gouvernance sécurisée

Recommandations pour changer de trésorier 

Le nouveau trésorier est élu ou nommé selon l’application des dispositions prévues aux statuts de l’association. Selon le cas, ce sera l’assemblée générale ou le conseil d’administration. Ou seulement le bureau. Quoiqu’il en soit, la personne désignée est nommée parce qu’elle a été sollicitée ou bien parce qu’elle s’est portée volontaire à la suite d’un appel à candidature. Et, comme cela a été dit ci-dessus, il convient que l’organe qui doit procéder à cette nomination s’assure, au préalable, des compétences et de la capacité du candidat pour assumer cette fonction. Certaines associations s’entourent de suffisamment de précautions pour sélectionner le ou les candidats en exigeant quelques éléments destinés à garantir leur honneur et leur probité (références, extrait de casier judiciaires, etc.). Le candidat sollicité pour occuper ce poste est bien souvent appelé à se présenter devant l’instance qui doit se prononcer.

Pour conclure : Quelles doivent être les qualités d’un trésorier ?

Le trésorier de l’association doit être rigoureux, précis et organisé, notamment dans le cadre du suivi administratif, comptable et financier et du respect des obligations légales.

Il doit s’assurer de la bonne organisation de la gestion des encaissements et des paiements fournisseurs. Il doit payer les achats et prestations dans des délais raisonnables, au vu de factures en bonne et due forme. Il doit s’assurer qu’il a remis en banque l’ensemble des chèques qu’il a reçu. Il doit veiller au respect des obligations légales (par exemple, régler dans les délais les cotisations sociales si l’association a des salariés). Il doit avoir une certaine autorité auprès des tiers pour assurer le bon fonctionnement des finances de l’association. Son assiduité et son aptitude à rendre compte le conduisent à communiquer de manière efficace auprès des instances dirigeantes de l’association (conseil et assemblée).