Comptabilité
Date de publication : 03/10/2024
Philippe Guay
Tous les ans, la période de rentrée permet aux gestionnaires et dirigeants d’associations de se pencher sur l’élaboration du budget prévisionnel financier de l’année suivante. Cet exercice est rendu nécessaire à plusieurs titres et il est indispensable, pour cela, de préparer et connaitre tout un ensemble de paramètres pour en effectuer son élaboration. Focus dans notre article.
Les associations qui évoluent dans certains secteurs d’activité tels que les organismes gestionnaires d’établissements sociaux et médico-sociaux, les établissements d’enseignement privé ou certains organismes fédératifs doivent obligatoirement établir et présenter des budgets prévisionnels qui respectent une élaboration définie selon des obligations réglementaires parfois strictes et encadrées.
Outre l’obligation administrative qui leur est faite de respecter une forme de cadre budgétaire normalisé, le budget est aussi un outil de communication indispensable qui doit être clair et explicite pour différents interlocuteurs. Par exemple, le budget est un support de communication interne :
Le budget est également un support de communication externe :
Les équilibres financiers de la gestion de l’association reposent, bien souvent, sur la prévision d’un ensemble de charges fixes qu’il convient de maitriser afin de valoriser l’ensemble des ressources dont l’association devra disposer pour fonctionner en toute sérénité.
De plus, l’élaboration du budget se révèle indispensable pour intégrer les projets d’évolution ou d’investissement présentés par la gouvernance de l’association lors de la dernière assemblée générale. Après les promesses d’ordre « politique », le trésorier doit, bien souvent, se plier à l’obligation d’en intégrer les conséquences financières dans le budget de l’association.
Ainsi, le budget sera imprégné :
L’équilibre final pourra être obtenu soit par la recherche de ressources nouvelles, soit par l’utilisation d’excédents antérieurs qui auraient été réservés, justement, à l’affectation du projet mis en œuvre.
Selon le secteur d’activité dans lequel l’association évolue et ses modes de financement, le budget prévisionnel permet :
Pour les associations qui évoluent dans des secteurs d’activité à tarification réglementée ou contrôlée, cet exercice est encore plus délicat car le niveau de ressources espérées n’est pas librement consenti et la recherche de l’équilibre devient parfois un but difficile à atteindre.
Lorsque l’association peut s’appuyer sur des bases historiques stables et permanentes issues de plusieurs années d’existence, la préparation budgétaire consiste à reprendre les éléments de frais et charges de fonctionnement dans un tableau préparatoire qui permettra de concentrer tous les éléments de réflexions envisagés pour l’exercice à venir.
Charges par nature (à détailler) | N-1 | Remarques et observations | Situation intermédiaire ou réel anticipé | Budget N+1 |
---|---|---|---|---|
Achats | ||||
Charges externes | ||||
Frais généraux | ||||
Impôts et taxes | ||||
Charges de personnel et sociales | ||||
Autres charges | ||||
Etc. … |
La première colonne recevra la ventilation des charges par nature de l’exercice écoulé.
La deuxième colonne recevra le montant des dépenses issues du compte de résultat de l’exercice précédent.
Dans la troisième colonne, vous pourrez indiquer et valoriser toutes vos remarques ayant une incidence sur l’évaluation que vous allez donner au budget N+1 que vous inscrirez dans la cinquième colonne.
Vos réflexions seront conduites par :
En ce qui concerne les frais de personnel, cette rubrique étant parfois significative pour certaines associations employeurs, nous vous recommandons d’élaborer un tableau distinct dans lequel vous opèrerez un suivi de chaque salarié en fonction de son évolution de carrière en application de la convention collective ou de son éventuel changement de fonction au sein de l’association. N’oubliez pas d’intégrer les flux prévisionnels d’entrées et de sorties de personnels qui sont inévitables. Prévoyez suffisamment les modifications de prises en charges des différentes assurances et mutuelles et changements de taux de cotisations.
Plusieurs charges dites « calculées » peuvent se préparer à l’avance. Il en est ainsi :
Il est également recommandé de procéder à la même préparation en ce qui concerne les ressources de l’exercice. Cette réflexion est indispensable car, selon la nature des produits attendus, le déclenchement des actions à mettre en œuvre pour les collecter s’organise parfois très en amont de leur perception. C’est le cas, tout particulièrement lorsqu’il convient d’élaborer un dossier de demande de financement auprès des pouvoirs publics où certains délais sont à respecter, c’est le cas, également lorsqu’il faut déterminer et arrêter de nouvelles grilles tarifaires relatives aux services à proposer aux usagers. Enfin, il y aura à prendre en considération des aspects politiques en cas d’augmentation de cotisations.
L’élaboration d’un budget n’est pas une science exacte. Il n’est pas besoin de calculer vos prévisions à l’euro près. Encore moins au centime près. Selon la dimension financière de votre budget et en fonction de vos habitudes, vous pouvez vous contenter de limiter vos chiffres en milliers d’euros. C’est bien souvent plus facile à manipuler.
Enfin, si la présentation du budget prévisionnel est l’aboutissement de plusieurs tableaux annexes préparatoires, nous vous recommandons d’adopter une présentation synthétique finale concise qui permettra sa présentation et la compréhension de tous les interlocuteurs.
Charges | N | N+1 | Produits | N | N+1 |
---|---|---|---|---|---|
60 – Achats | 70 – Produits & services | ||||
61 – Services extérieurs | 73 – Concours publics | ||||
62 – Autres services extérieurs | 74 – Subventions | ||||
63 – Impôts et taxes | 75 – Contributions financières | ||||
64 – Charges de personnel | 754 – Générosité du public | ||||
65 – Autres charges | 756 – Cotisations | ||||
66 – Charges financières | 76 – Produits financiers | ||||
67 – Charges exceptionnelles | 77 – Produits exceptionnels | ||||
68 – Dotations | 78 – Reprises sur provisions | ||||
69 – Impôt sur les bénéfices | |||||
TOTAL CHARGES | TOTAL PRODUITS | ||||
CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES | CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES | ||||
Secours en nature | Dons en nature | ||||
Mise à disposition | Prestations en nature | ||||
Prestations en nature | Bénévolat | ||||
Personnel bénévole | |||||
TOTAL CHARGES CVN | TOTAL PRODUITS CVN |
Cette question est récurrente et la réponse détermine le choix exprimé par les dirigeants de l’association lors de son élaboration. En effet, la présentation d’un budget « à l’équilibre » démontre que l’association recherche la maitrise de ses coûts avec l’assurance d’obtenir les ressources attendues pour faire face aux dépenses exposées. Par contre, la présentation d’un budget « en déséquilibre » révèle que l’association est en recherche de ressources complémentaires pour financer ses projets et leur financement. Dans ce cas, une note de présentation s’avère indispensable pour accompagner la présentation de ce budget aux allures particulières.
L’élaboration de tout budget ne doit jamais oublier les projets d’investissement de l’association. Selon la dimension de cette dernière et son implantation, les besoins d’investissement peuvent être récurrents ou exceptionnels. Dans ce dernier cas, il conviendra de veiller au caractère particulier et au montant de l’enjeu qui peut se révéler important. En effet, un investissement exceptionnel, pour s’inscrire dans les équilibres financiers de l’association devra faire appel à une étude particulière dont l’objectif nécessitera toute l’attention de ses dirigeants :
Pour cela, un tableau annexe est nécessaire pour s’assurer de la faisabilité d’un tel projet. Mais, bien souvent, par mesure de prudence, ce dernier aura été élaboré avant d’avoir été présenté en assemblée générale. C’est une mesure de prudence indispensable. De même, si le projet doit faire appel à des financements externes tels que des subventions ou des crédits bancaires, les dirigeants doivent prendre la précaution indispensable de s’assurer de l’accord des partenaires financeurs avant de s’engager dans de tels projets.
Une fois que le projet d’investissement est accepté par toutes les parties prenantes, ses « effets » en matière d’exploitation doivent être intégrés dans le budget de fonctionnement de l’association (amortissements, frais financiers, charges inhérentes).
Le budget est un cadre de référence qui permet tout au long de l’exercice concerné de suivre l’évolution des charges au regard des produits. C’est aussi un outil de suivi interne qui permet d’effectuer des arbitrages en cas de dépassement des dépenses au-delà de l’approbation initiale des organes dirigeants de l’association. Bref ! Les associations qui disposent d’un budget entrent dans l’univers du « tableau de bord » pour gérer et piloter leur organisme tout au long de l’année.
Philippe Guay
Expert-comptable, commissaire aux comptes, spécialisé ESS
Philippe est un expert-comptable et commissaire aux comptes qui a accompagné pendant de nombreuses années de multiples associations, fonds et fondations.