3 min.

Coronavirus - Covid 19, Juridique

Associations : comment organiser vos assemblées générales et vos conseils d’administration pendant la crise du Covid-19 ?

Date de publication : 03/04/2020

#Uncategorized

Alors que le mois de mars annonce habituellement la période où se réunissent les conseils d’administration puis les assemblées générales, la crise liée à l’épidémie du Covid-19 a chamboulé l’organisation de tous.

L’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 est venue adapter les règles applicables pour permettre aux organismes d’organiser leurs assemblées générales ainsi que leurs conseils d’administration. Elle s’applique notamment aux associations, fondations et fonds de dotation mais concerne également, outre les sociétés, les coopératives, les mutuelles, les GIE…

Les dispositions de cette ordonnance sont applicables aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020 (sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020).

Adaptation des règles de convocation et d’information des assemblées générales

Tenue de la réunion

L’assemblée peut exceptionnellement se tenir à « huis-clos », c’est-à-dire sans la présence des membres, soit par conférence téléphonique, soit par conférence audiovisuelle.

C’est le cas des assemblées qui ont été convoquées dans un lieu qui, à la date de la convocation ou de la réunion, est affecté par une mesure administrative d’interdiction ou de limitation des rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires (le confinement).

La décision doit être prise par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée générale selon les statuts (ou le règlement intérieur le cas échéant). Ces assemblées peuvent délibérer sur tout sujet relevant de leur compétence au regard des statuts.

Attention : les moyens techniques mis en œuvre pour l’assemblée doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

En revanche, contrairement aux sociétés, les associations ne pourront pas recourir à la consultation écrite (c’est-à-dire sans convocation de l’assemblée générale) pour prendre des décisions relevant de l’assemblée générale.

A noter : L’organisme doit faire droit aux demandes de communication de document des membres avant la tenue de l’assemblée. Cela peut être par message électronique, les membres devant alors indiquer leurs adresses électroniques dans leurs demandes.

Conditions de vote

L’organe compétent pour convoquer l’assemblée, ou son délégataire, peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres des assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification, quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer.

Cette mesure est applicable même si aucune clause des statuts ou du règlement intérieur ne le prévoit ou qu’une clause l’interdise.

Moyens d’information

Lorsque l’organe compétent pour convoquer l’assemblée, ou son délégataire a décidé de tenir une assemblée générale dans les conditions mentionnées ci-dessus, les membres de l’assemblée en sont informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que les conditions dans lesquelles ils pourront exercer les droits attachés à leur qualité de membres.

A noter :si les formalités de convocation de l’assemblée ont été accomplies avant le 25 mars et que l’organe compétent décide de maintenir l’assemblée générale mais par conférence téléphonique ou audiovisuelle, les membres de l’assemblée doivent être informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée. Dans ces cas, la modification du lieu de l’assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation.

Adaptation des règles pour les conseils d’administration

Les membres des conseils d’administration (ou des autres organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction) peuvent exceptionnellement se réunir par conférence téléphonique ou audiovisuelle. Les décisions peuvent également être prises par le biais d’une consultation écrite. Les statuts ne peuvent s’y opposer. Ces possibilités sont ouvertes, quelles que soient l’objet des décisions du conseil d’administration (dans la limite de ses compétences, bien entendu).

S’agissant de l’approbation des comptes et des comptes rendus financier des subventions affectées, nous vous invitons à consulter notre article dédié.

À lire :
Associations, quel est l’impact de la crise du Covid-19 sur l’arrêté de vos comptes au 31 décembre 2019 ?

Pour aller plus loin : Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de Covid-19.