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Gestion

Associations : mettez à jour vos formalités administratives

Date de publication : 03/06/2025

#Article

Alors que se présente la période des assemblées générales et réunions d’approbations des comptes, les associations et autres organismes sans but lucratif doivent satisfaire à diverses obligations et formalités administratives auprès des pouvoirs publics. Ces opérations sont destinées à enregistrer et publier toutes modifications qui seraient intervenues dans la composition des organes délibérants, modifications des statuts, approbations et publications des comptes et différents rapports d’activités. Certains de ces documents sont destinés à l’accès du public, d’autres sont réservés à un dialogue avec l’autorité administrative qui, bien souvent, est contrôlée par la préfecture du siège de l’organisme.

Introduction

Depuis la publication du décret n°2024-720 du 5 juillet 2024 portant dématérialisation et simplification des procédures applicables aux organismes philanthropiques, les organismes sans but lucratif se trouvent pris dans une mouvance de réforme des procédures auxquelles ils étaient habitués.

En effet, sous la responsabilité du ministère de l’intérieur, un important chantier de dématérialisation a été mis en œuvre, depuis bientôt un an, qui conduit à la mise en place d’une plateforme électronique interministérielle de dépôt et d’échange de données collectives. Ainsi, progressivement, tout au long de l’année 2025, différents organismes seront invités à déposer les informations relatives aux modifications apportées à leurs statuts, compositions des organes de direction et de gouvernance, comptes annuels et rapports de gestion par le moyen de cette plateforme dématérialisée. De nombreux téléservices ont déjà été mis en place pour les fondations reconnues d’utilité publique, les fonds de dotation et les fondations d’entreprise, et le programme doit se poursuivre pour les associations à partir du second semestre de cette année. Le socle de recherche pour les organismes se basera sur l’attribution d’un numéro RNF qui constituera un numéro unique attribué à chaque organisme philanthropique

Présentation des plateformes des téléservices

Pour l’instant, la plupart de ces téléservices ne sont opérationnels que dans les départements les plus représentatifs du tissu associatif et coopératif que sont le Nord, Paris, les Hauts-de-Seine, le Rhône, les Bouches-du-Rhône et la Gironde.

Les différentes plateformes sont accessibles à partir du site principal www.service-public.fr qui se décline selon la nature de l’organisme. L’accès aux différentes rubriques se compose d’une page de conseils et recommandations abordées sous l’angle didactique et pédagogique livrées à l’attention du lecteur. Puis un chemin déroulant guide les responsables de chaque entité vers les formalités administratives qui lui sont propres.

Les fondations reconnues d’utilité publique

Ainsi, pour les fondations reconnues d’utilité publique, plusieurs téléservices sont concernés :

• demande d’identifiant RNF : le numéro RNF est, à l’instar du numéro RNA, un identifiant unique permettant de gérer la vie administrative des organismes philanthropiques (fonds de dotation, fondations d’entreprise et fondations reconnues d’utilité publique) ;
• aide à l’élaboration des premiers statuts d’une fondation reconnue d’utilité publique ;
• création d’une fondation ;
• aide à la modification des statuts ;
• modification statutaire d’une fondation reconnue d’utilité publique ;
• déclaration du règlement intérieur ;
• déclaration des changements de siège social ;
• déclaration des changements de partenaires institutionnels ;
• déclaration des procès-verbaux ;
• dépôt annuel des comptes et du rapport d’activité ;
• autorisation des actes de disposition des associations et fondations reconnues d’utilité publique (emprunt, aliénation) ;
• déclaration des changements dans l’administration d’une fondation reconnue d’utilité publique (déclaration des bénéficiaires effectifs).

Ces téléservices spécifiques aux fondations reconnues d’utilité publique sont disponibles à partir de la déclinaison spécifique du site www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F31023.

Les fondations d’entreprises

Les fondations d’entreprises sont les deuxièmes catégories d’entités visées par la réforme. Pour ces dernières, on distingue différentes opérations qui étaient jusqu’à présent traitées par voie postale avec la préfecture du département du siège de la fondation, comme :

• la création d’une fondation d’entreprise ;
• la demande d’identifiant RNF ;
• la déclaration des changements dans l’administration d’une fondation ;
• le dépôt annuel des comptes et du rapport d’activité ;
• la modification d’une fondation d’entreprise ;
• la dissolution d’une fondation d’entreprise ;
• la publication des comptes annuels (on comprend, ici, qu’il s’agit d’un lien vers le site de la DILA).

Là encore, ces téléservices sont disponibles à partir d’une déclinaison spécifique du site www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F31016.

Les fonds de dotation

Pour les fonds de dotation, la mise en œuvre de la dématérialisation concerne les opérations suivantes :

• la création du fonds de dotation ;
• la demande d’identifiant RNF ;
• la déclaration des changements dans l’administration ;
• la demande d’autorisation d’appel à la générosité du public ;
• les modifications intervenant aux statuts d’un fonds de dotation ;
• l’avis de suspension d’activité d’un fonds de dotation ;
• la dissolution ;
• le dépôt annuel des comptes et du rapport d’activité ;
• la publication des comptes annuels (on comprend, ici, qu’il s’agit d’un lien vers le site de la DILA).

Et, bien entendu, comme pour les autres organismes visés ci-dessus, ces téléservices sont disponibles depuis le sitewww.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F24469.

Selon différentes communications effectuées par les services du ministère de l’intérieur, la mise en place progressive de ces plateformes devait être rendue opérationnelle au cours du premier trimestre 2025. Une diffusion nationale sera étendue à l’ensemble des préfectures au cours du second trimestre et, comme nous l’indiquons en introduction, étendue aux associations avant la fin de cette année. Concomitamment à ce chantier d’envergure, les différents agents des services préfectoraux ont bénéficié de formations adaptées pour satisfaire au succès de l’opération.

La mise à jour des bénéficiaires effectifs dans les associations.

L’article 7 de la loi n° 2024-364 du 22 avril 2024 impose à toutes les associations, fondations et tous les fonds de dotation de déclarer leurs bénéficiaires effectifs. Cette obligation constitue une précision dans le texte que nous avons maintes fois développée dans nos lignes. Ainsi, voila donc une bonne occasion d’utiliser les nouvelles dispositions relatives à la plateforme électronique dédiée aux formalités administratives applicables à votre organisme. En effet, le décret du 5 juillet 2024 précité (décret n° 2024-720 du 5 juillet 2024) modifie l’article R. 561-3 du Code monétaire et financier qui précise désormais que, pour une personne morale, le bénéficiaire effectif est : « […] toute personne exerçant en son sein des fonctions d’administrateur, des fonctions de surveillance ou des fonctions de direction est regardée comme bénéficiaire effectif. ».

Pour en savoir plus

Les bénéficiaires effectifs dans les associations et fondations

Définition

Il ne s’agit donc pas seulement du ou des représentants légaux de l’association et du président du fonds de dotation.

• En ce qui concerne les associations, l’article 3 du décret du 16 août 1901 précise qu’il s’agit des personnes chargées de l’administration ;
• En ce qui concerne les fondations d’entreprise, l’article 9 du décret n° 91-1005 du 30 septembre 1991 précise qu’il s’agit de toute personne exerçant des fonctions d’administrateur, des fonctions de surveillance ou des fonctions de direction ;
• En ce qui concerne les fondations, l’article 6-12 du décret n° 2007-807 du 11 mai 2007 précise qu’il s’agit de toute personne exerçant des fonctions d’administrateur, des fonctions de surveillance ou des fonctions de direction ;
• En ce qui concerne les fonds de dotation, l’article 7-d du décret n° 2009-158 du 11 février 2009 précise qu’on entend par « personnes chargées de l’administration ” d’un fonds de dotation toute personne exerçant des fonctions d’administrateur, des fonctions de surveillance ou des fonctions de direction.

En ce qui concerne la fonction de direction, en l’absence de précision des textes, il conviendrait de retenir la notion de cadre dirigeant salarié au sens de l’article L. 3111-2 du Code du travail, c’est-à-dire aux termes de l’article précité, les cadres auxquels sont confiées des responsabilités dont l’importance implique une grande indépendance dans l’organisation de leur emploi du temps, qui sont habilités à prendre des décisions de façon largement autonome et qui perçoivent une rémunération se situant dans les niveaux les plus élevés de rémunération pratiqués par l’organisme.

Formalités déclaratives

Les information déclaratives à effectuer sont nominatives et à déposer sur la plateforme électronique de l’administration. La procédure est désormais obligatoire pour les fondations et fonds de dotation. En principe, nous avons compris que les déclarants ne pourrons pas réaliser d’autres opérations sur la plateforme tant qu’ils n’auront pas mis à jour le registre des bénéficiaires effectifs. Le déploiement des téléservices dédiés, évoqué ci-dessus, rendra effective l’obligation de déclaration des données relatives aux bénéficiaires effectifs concernant les associations et autres organismes philanthropiques. Elles doivent obligatoirement comporter les noms, prénoms, dates de naissance, professions, domiciles, pays de résidence et nationalités des personnes visées ainsi que pour celles qui sont concernées (lorsqu’il s’agit d’un fonds de dotation), la nature des intérêts effectifs qu’ils détiennent dans le fonds de dotation (On entend par “ nature des intérêts effectifs détenus dans le fonds de dotation ” la qualité au titre de laquelle les personnes exercent des missions d’administration ou de surveillance du fonds de dotation ou les fonctions au titre desquelles les personnes exercent des missions de direction du fonds.).  

Sanctions

En cas de manquement à cette obligation déclarative, les organismes fautifs, se voient encourir une sanction de 6 mois de prison et 7.500 euros d’amende pour le dirigeant et 37.500 euros d’amende pour l’organisme.

Conclusion

Nous ne pouvons que nous satisfaire de la mise en place d’une telle évolution des fonctions administratives de l’état et de ses services. La mise en œuvre de cette réforme constitue l’aboutissement d’un énorme travail logistique préparé en amont depuis plusieurs années. Outre la volonté d’harmoniser la collecte d’informations administratives pertinentes, les plateformes de dématérialisation des informations administratives relatives aux organismes philanthropiques sont destinées à constituer une base centrale de données auxquelles toutes les administrations auront accès. Cette procédure évitera, à l’avenir, de multiplier des demandes d’informations redondantes et inutiles. Nous ne pouvons que regretter que l’accès ne soit, dans un premier temps, pas encore prévu pour les entités concernées ou certains corps professionnels qui les conseillent.