5 min.

Gestion

Digitalisation des factures : le retour d’expérience de l’IADES

Date de publication : 09/09/2024

#Uncategorized

Au sortir de la crise sanitaire, l’IADES a lancé un projet de dématérialisation de la gestion de ses factures. Opérationnelle depuis plus d’un an, la solution a redynamisé la fonction comptable de cette structure associative, spécialisée dans l’accompagnement des adultes en situation de handicap, et qui emploie 150 personnes sur 5 sites distincts. Michaël Griffart, son Directeur administratif et financier, revient sur la genèse du projet, sa mise en œuvre et ses apports.

Comment est née l’IADES ?

Dans les années 1980, dans le sud de l’Essonne, il manquait des structures médicosociales pour adultes. Deux associations, l’AHDC et l’APAEI Essonne Sud qui, seules, n’étaient pas en mesure de créer ce type d’établissement, se sont regroupées pour donner naissance, en 1984, à l’Inter Association Dourdan Essonne Sud, l’IADES. Ce regroupement, conjugué à l’apport de terrains par deux familles donatrices dourdannaises, a permis de créer un ESAT et un foyer de vie occupationnel. Plus largement, l’IADES est là pour promouvoir et mettre en œuvre tout ce qui est nécessaire à l’épanouissement des personnes en situation de handicap en matière d’éducation, de rééducation, d’adaptation, de mise au travail, d’insertion sociale, d’hébergement et d’organisation de loisirs. Pour le moment, l’IADES n’intervient qu’auprès des adultes.

Pour aller plus loin

Entreprise adaptée : un modèle d’inclusion pour les travailleurs handicapés

40 ans plus tard, où en est l’IADES ?

La création de l’ESAT et du foyer de vie n’a été qu’une première étape. Par la suite, pour faire face au manque crucial de structures destinées aux personnes en situation de handicap, l’IADES a ouvert un foyer d’hébergement et un service d’accompagnement à la vie sociale (SAVS). Plus tard, nous avons créé un foyer d’accueil médicalisé, le premier en Essonne. Aujourd’hui, nous administrons 5 services ou établissements et un sixième devrait ouvrir début 2025 une résidence accueil mise en place en partenariat avec Solidarités Nouvelles pour le Logement (SNL). Nous accueillons à peu près 160 bénéficiaires et employons, tous postes confondus, 150 professionnels.

En tant que Directeur administratif et financier de l’IADES, vous avez initié un projet de dématérialisation de certaines opérations comptables. Qu’est-ce qui vous a poussé à lancer cette transition ?

Au sortir de la crise sanitaire, nous avons été confrontés à une vacance de poste comptable et à la difficulté de recruter alors que nous devions faire face à une augmentation notable de la charge de travail sur la partie « ressources humaines ». Nous avons donc fait le choix de rééquilibrer les fonctions gestion et RH en gagnant du temps de traitement des données comptables pour l’affecter au travail RH. C’est cette volonté qui nous a amené à initier une opération de dématérialisation.

Quel a été le point de départ de cette opération ?

Nous avons tout d’abord interrogé notre prestataire informatique pour savoir si les logiciels qu’il nous fournissait permettaient une telle évolution et s’il avait des solutions ou des partenaires aptes à nous en fournir. Ensuite, nous avons pris contact avec d’autres structures associatives opérant dans notre secteur pour voir si elles avaient déjà mis en place ce type de solutions et pour qu’elles nous fassent partager leur expérience. Enfin, nous nous sommes adressés à notre expert-comptable, pour là encore, bénéficier de ses retours d’expérience.

Quelles furent les étapes suivantes ?

À ce stade du projet, nous devions estimer précisément le coût de cette opération de dématérialisation. Et pour définir ce coût, il nous fallait analyser le volume de documents à traiter car, le plus souvent, la facturation de ce type de prestation est basée sur un système de redevance dont le montant varie par tranche de volume documentaire. Cette phase ne devait pas être négligée pour éviter les surcoûts. Une analyse des matériels informatiques de nos structures a également été initiée afin de savoir s’il fallait faire l’acquisition d’équipements complémentaires, notamment de scanners. Un matériel indispensable pour numériser les documents « papier ».

Après, nous avons choisi le prestataire, mis en place un planning et lancé une analyse fonctionnelle. Nous avons ainsi pu décortiquer nos procédures internes de traitement d’une facture : comment arrive-t-elle ? Comment est-elle traitée ? Est-elle associée à un bon de commande ? Qui la contrôle ? Qui la valide ? Cette approche analytique nous a permis de remettre à plat nos procédures et de les améliorer. Ça a été très bénéfique. Ensuite, nous nous sommes interrogés sur le degré d’automatisation que nous devrions adopter. Cette phase a été très importante dans la mesure où elle nous a conduit à définir avec précision ce que nous attendions et a permis à notre prestataire non seulement de correctement paramétrer la solution mais aussi de la mettre en place plus rapidement.

Avez-vous associé votre équipe dans cette phase de redéfinition des procédures de traitement ?

C’est un point très important : il est primordial d’associer l’ensemble des utilisateurs lorsque l’on met en œuvre ce type de démarche. Cela permet, notamment, de lever les craintes liées au changement. Et là, le changement était important. D’une part, la façon dont vous avez travaillé pendant des années est largement revisitée. D’autre part, le papier que vous pouviez toucher, avec son côté pérenne et sécurisant, disparaît vous laissant penser que vous perdez le contrôle. Il était donc indispensable, de faire participer les équipes aux différentes réunions de préparation, de présentation des solutions et de retours d’expérience. Chacun étant informé et sensibilisé dès le début, on ne perd plus de temps à réexpliquer et à rassurer, on peut donc avancer dans de bonnes conditions et plus rapidement.

Avez-vous rencontré des difficultés ?

Comme nous avions pris le temps de bien préparer notre projet, nous n’avons pas rencontré de difficultés techniques. En outre, tout le monde, qu’il s’agisse des collaborateurs des services administratif et comptable, des chefs de service ou des directeurs qui valident les factures, s’est vite rendu compte de la puissance de l’outil, de sa facilité d’utilisation et des gains de temps qu’il génère.

Pouvez-vous nous donner quelques exemples d’améliorations portées par cette opération de dématérialisation ?

Avec l’ancienne gestion papier, entre le moment où la pièce comptable arrivait chez nous et celui où elle était retranscrite sous la forme d’une écriture comptable, il fallait plus ou moins 15 jours. Désormais, il nous faut une journée et demie, en moyenne, pour y parvenir, soit 10 fois moins de temps. Quant à la validation des factures par les directions, elle ne dépasse plus, dorénavant, 48 heures. Nos nouveaux outils nous permettent également, via un moteur de recherche intégré et convivial, de retrouver facilement et rapidement une pièce comptable où que vous soyez. C’est un plus non négligeable. Enfin, et plus globalement, on se rend compte que nos comptables ne sont plus ensevelis sous une tonne de factures en attente ou d’imputations à réaliser à la main. Ils peuvent ainsi se consacrer à d’autres missions plus valorisantes et plus intéressantes.

Cette digitalisation a-t-elle réduit le risque d’erreur ?

L’automatisation du traitement limite, bien sûr, le risque d’erreur de saisie et de traitement. Mais attention, cette automatisation a également pour effet d’entraîner une perte de vigilance. Pourquoi ? Simplement parce que l’outil devient de plus en plus performant au fil du temps. Il apprend en traitant vos factures et plus il apprend, plus il devient autonome et plus on lui fait confiance. Il est capable d’identifier, sur une facture scannée, le fournisseur, le montant HT, TTC, etc… Or, lorsque les factures sont complexes ou pas très bien établies, ce qui peut arriver lorsqu’elles sont émises, par exemple, par des artisans, il peut y avoir un problème. Il faut donc toujours rester vigilant.

Quels conseils donneriez-vous à une association qui désire, à son tour, initier un chantier de dématérialisation ?

Mon premier conseil est de prendre le temps de faire le tour des solutions et surtout de s’assurer qu’elles sont compatibles avec les outils de son propre prestataire informatiques afin d’éviter, autant que possible, d’avoir à gérer plusieurs intervenants sur un même projet. Ensuite, comme nous l’avons déjà vu, il est important, très en amont, de bien poser les choses au niveau des traitements de l’information au sein de l’association : qui fait quoi ? Comment circule l’information ?… afin de réduire le temps de mise en place de la solution et d’éviter de devoir revenir sur ses paramétrages.

Un autre retour d’expérience :

Entreprises à but d’emploi : le retour d’expérience de l’EBE Bross’Up