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La clôture des comptes d’un CSE

Date de publication : 05/12/2024

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Le premier semestre de chaque année est généralement la période durant laquelle les comités sociaux et économiques (CSE) s’emploient à finaliser leurs comptes annuels de l’exercice précédent.
 
En plus de leurs missions quotidiennes auprès des salariés, les élus, et en particulier le trésorier, doivent veiller à accomplir cette étape cruciale dans la gestion financière du CSE en suivant un processus et un calendrier précis. Nous vous proposons un aperçu des différentes obligations à respecter, ainsi que quelques points d’attention essentiels à prendre en compte.

Les comptes annuels : une obligation comptable pour votre CSE

Depuis la loi du 5 mars 2014, les CSE sont soumis à des obligations comptables conformément à l’article L.123-12 du Code de commerce. Cela implique qu’ils doivent établir des comptes annuels chaque année, en fonction de leur niveau de ressources, et se conformer aux modalités définies par le règlement comptable 2018-06 de l’Autorité des Normes Comptables.

Il est donc crucial de bien comprendre le niveau de ressources de votre CSE pour déterminer la nature des comptes à établir :

• Comptes annuels ultra-simplifiés : pour les CSE dont les ressources sont inférieures à 153 000 euros.
• Comptes annuels simplifiés : pour ceux dont les ressources se situent entre 153 000 euros et les seuils définis pour les CSE de grande taille.
• Comptes annuels complets : pour les CSE qui dépassent deux des trois critères suivants :
  • 50 salariés
  • 1,55 million d’euros de total bilan
  • 3,1 millions d’euros de ressources

Pour les CSE dont les ressources dépassent 153 000 euros, il est obligatoire de faire appel à un expert-comptable pour valider les comptes. Si le CSE dépasse deux des trois seuils mentionnés, il doit en plus faire certifier ses comptes par un commissaire aux comptes. C’est le budget des AEP qui supportent les honoraires annuels de ces deux experts. 

En plus des obligations comptables, le CSE doit rédiger un rapport de gestion annuel. Ce document met en lumière des informations essentielles concernant l’organisation, les activités et l’utilisation des fonds attribués par l’entreprise. Il doit inclure en autre les transactions significatives ainsi que les informations quantitatives et qualitatives des activités proposées.

Ce rapport est un outil clé pour assurer la transparence et la bonne gestion des ressources du CSE, tout en informant les élus, les salariés et la direction sur les actions menées et les résultats obtenus.

Le comité social et économique a également la responsabilité de préparer un rapport sur les conventions passées, directement ou indirectement, entre le CSE et l’un de ses élus, ou par personne interposée. Ce rapport doit recenser toutes les conventions pertinentes, qui seront soit incluses dans le rapport, soit communiquées au commissaire aux comptes.

Pour aller plus loin

Le rôle du commissaire aux comptes dans l’association

Les documents comptables, le rapport de gestion et le rapport sur les conventions doivent être fournis à tous les élus du CSE au moins trois jours avant la réunion plénière extraordinaire convoquée pour l’approbation des comptes. Cette anticipation permet aux élus de prendre connaissance des documents et de se préparer adéquatement pour la réunion.

Une fois que les documents ont été validés lors de la réunion plénière, le CSE doit informer les salariés de leur disponibilité. Ces derniers peuvent consulter ces documents de deux manières :

• Physiquement en se rendant au local du CSE.
• De manière dématérialisée via un envoi par mail ou un dépôt sur le site internet du CSE.

La présentation des comptes annuels, conforme à la réglementation comptable et réalisée dans des délais rapides, est essentielle pour établir un climat de confiance. Cela démontre le sérieux et la transparence des élus du CSE vis-à-vis des salariés de l’entreprise et de la direction. Une bonne communication et une gestion rigoureuse des comptes renforcent la légitimité du CSE et favorisent une meilleure compréhension des enjeux financiers et des activités menées au bénéfice des salariés.

Quels systèmes de comptabilité choisir

Selon le volume, le niveau de ressources et la complexité des opérations réalisées par votre CSE, vous devez choisir entre deux systèmes comptables :

• Comptabilité de trésorerie : adaptée aux opérations simples et de faible volume. Elle reflète les relevés bancaires, en ne comptabilisant que les encaissements et décaissements. Un fichier Excel par compte bancaire (AEP et ASC) est suffisant pour la tenue de ce type de comptabilité.

• Comptabilité d’engagements : destinée aux opérations complexes et de volume important. Elle enregistre les factures d’achats et de produits indépendamment des mouvements bancaires. Ce système, plus rigoureux, offre une information fiable, mais nécessite un état de rapprochement bancaire et un lettrage régulier des comptes de tiers. Ici, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité est indispensable ainsi qu’une bonne connaissance des techniques comptables.

Une préparation tout au long de l’année

Le principe de base est de mettre à jour et de vérifier les écritures comptables tout au long de l’exercice. A ce stade, le trésorier doit s’assurer de disposer de l’intégralité des pièces comptables (relevés bancaires, factures d’achats, cahier de caisse…) qui sont autant de justificatifs à produire en cas de contrôle de l’URSSAF ou de demande de la part de la direction, d’autres élus, de l’Expert-Comptable ou du Commissaire aux Comptes.

Pour aller plus loin

Se préparer à un contrôle Urssaf

Pour accélérer le processus de clôture des comptes, une comptabilité tenue régulièrement et contrôlée chaque mois est cruciale. Il peut également être envisagé de réaliser une situation des comptes à 6 ou 9 mois permettant d’atteindre un double objectif :

• Connaitre son résultat comptable à date ;
• Challenger son budget prévisionnel, analyser les éventuels écarts significatifs et envisager des correctifs.

Nous vous recommandons d’établir un rétro-planning pour garantir le respect de la date de présentation des comptes et pour coordonner l’intervention des différents acteurs : trésorier, responsable de commission, expert-comptable, commissaire aux comptes, etc.

En savoir plus

L’expert-comptable du CSE : les missions principales

Le rôle essentiel du trésorier dans la clôture des comptes

La dernière étape du processus comptable annuel est donc le moment où le trésorier effectue le « bilan » seul ou en collaboration avec son expert-comptable. La qualité du travail effectué en amont va déterminer la vitesse à laquelle le trésorier ou l’expert-comptable seront en mesure de produire le document final.

L’objectif est ici de rassembler, classer et justifier l’ensemble des flux financiers et physiques (stocks, immobilisations corporelles et incorporelles, etc.) réalisés durant l’exercice comptable du CSE et d’en établir une synthèse à travers la présentation du bilan, du compte de résultat et de l’annexe.

Le bilan permet de dresser un inventaire exhaustif du patrimoine du CSE, en distinguant l’actif (ce que possède le CSE) du passif (ce que doit le CSE). Le compte de résultat, quant à lui, évalue les charges et produits de l’exercice social, permettant ainsi de déterminer le résultat (excédent ou déficit). Enfin, l’annexe fournit toutes les informations complémentaires jugées pertinentes pour une compréhension claire des comptes par le lecteur.

La clôture des comptes pour n’importe quelle entité économique est toujours un moment important car c’est le moment où l’on va pouvoir définitivement venir constater si les choix financiers qui ont été faits ont bien été en conformité avec les prévisions. Même si les CSE n’ont pas pour vocation première de réaliser des excédents au contraire des entreprises, il est valorisant pour un trésorier de se dire que durant son mandat les comptes du CSE étaient dans « le vert ».

Cette mission de clôture des comptes étant devenue éminemment technique, il est de plus en plus  fréquent de voir des CSE de petites tailles faire appel à un expert-comptable. L’avantage est pour le trésorier de pouvoir se rassurer d’un point vu technique et de se libérer du poids d’une éventuelle erreur.

L’expert-comptable à vocation à être pour le trésorier du CSE un partenaire de confiance qui doit lui permettre d’appréhender sa mission avec sérénité. Or, dans le contexte actuel plein d’incertitude notamment sur les questions économiques ou sur les interprétations possibles des tolérances administratives de l’URSSAF, il est normal que le trésorier se pose de nombreuses questions.

L’expert-comptable en tant qu’ « expert-conseil » doit être capable de répondre à tout cela de manière pédagogique en faisant bénéficier au trésorier de ses compétences et de son expérience acquise par le biais de l’accompagnement d’autres CSE. Il est un vecteur essentiel d’un dialogue social apaisé et de qualité ayant pour objectif l’intérêt des élus, des salariés et de l’entreprise.

Que son intervention se fasse dans un cadre légal ou non, l’objectif pour le CSE et plus particulièrement pour le trésorier est de se libérer l’esprit de l’aspect purement technique et réglementaire de la production des comptes annuels. Obtenir une validation chaque année par un expert-comptable est un gage de sérieux et un signe de transparence fort envoyé par le CSE aux salariés de l’entreprise et à l’employeur.