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Fiscalité, Gestion

Les factures dans les associations

Date de publication : 21/09/2021

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Produite par toutes les entreprises et des associations vendant des biens ou des services, si la facture est un document banal, elle répond à des règles d’émission, de conception ou encore de mode de transmission bien précises. Des règles impératives qui peuvent varier en fonction de l’activité de l’association ou de la nature de ses clients et qui n’est donc pas inutile de rappeler.

Mise à jour en mars 2024

L’obligation d’émettre une facture

Toute association soumise à la TVA, qui vend un bien ou une prestation de services à un autre professionnel, est tenue de lui délivrer, dès la réalisation de cette opération, une facture. Aucune obligation de facturation ne pèse, en revanche, sur les associations lorsque les biens ou les services sont fournis à des particuliers, sauf exceptions (ventes à distance, par exemple). De même, les associations peuvent être dispensées de l’obligation de fournir une facture pour certaines opérations exonérées de TVA, comme, par exemple, à l’occasion des services à caractère social, culturel, éducatif ou sportif rendus à leurs membres. Enfin, les associations n’ont pas à émettre de factures lorsqu’elles reçoivent une subvention dès lors que celle-ci ne constitue pas le prix d’une livraison ou d’une prestation réalisée au profit de l’organisme qui la verse.

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Les mentions obligatoires

Lorsque les associations délivrent des factures, celles-ci doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires, parmi lesquelles :

• le nom ou la raison sociale et l’adresse de l’association ;
• le nom ou la raison sociale et l’adresse du client ;
• le numéro d’identification à la TVA de l’association ;
• la date de délivrance ou d’émission de la facture ;
• le numéro de la facture ;
• la quantité et la dénomination précise de chaque bien livré ou service rendu ;
• le prix unitaire hors TVA ;
• le taux de TVA ;
• les réductions de prix acquises à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liées à cette opération ;
• le total hors taxes et le montant de la TVA par taux ;
• la date de règlement et le taux des pénalités de retard de paiement.

Et attention, les associations peuvent devoir indiquer plusieurs taux de TVA en raison de la diversité de leurs activités. Ainsi, par exemple, les associations culturelles appliquent le taux de 5,5 % aux droits d’entrée de certains spectacles (théâtre, concerts, cirque…), sauf s’il s’agit des 140 premières représentations lesquelles bénéficient du taux de 2,1 %. Cependant, si, par exemple, le spectacle est donné dans un établissement, non affiliés au Centre national de la musique, où il est d’usage de consommer (boissons, nourriture) pendant les représentations (cabarets, cafés-théâtres…), la part du prix du billet donnant accès au spectacle est soumise au taux de 20 %, mais ce taux peut être ramené à 5,5 % lorsque le service des consommations est totalement interrompu pendant toute la durée du spectacle et qu’il n’est pas obligatoire avant ou après ce spectacle.

Par ailleurs, les associations doivent parfois récupérer le numéro d’identification à la TVA du client, notamment pour les livraisons intracommunautaires exonérées, pour le faire figurer sur la facture.

À noter que les associations de services aux personnes doivent ajouter à ces mentions le numéro et la date d’enregistrement de la déclaration qu’elles ont effectué, le cas échéant, auprès du préfet du département du lieu d’implantation de leur principal établissement.

Le défaut de facturation ou l’omission d’une de ces mentions est susceptible d’être sanctionné par une amende pénale pouvant s’élever à 75 000 €, à laquelle s’ajoute une amende fiscale de 15 € par omission ou inexactitude. L’amende fiscale due pour chaque facture étant toutefois plafonnée au quart du montant qui y est ou aurait dû y être mentionné. Le défaut de facture donne également lieu à une amende fiscale de 50 % du montant qui aurait dû être facturé, réduite à 5 % si l’opération a été régulièrement comptabilisée.

A lire
Dématérialisation des factures de l’association

La facturation sans TVA

Certaines associations ne facturent pas de TVA à leurs clients pour leurs opérations, et n’ont donc pas à la mentionner sur leurs factures.

Tel est le cas lorsque l’association bénéficie de la franchise en base de TVA prévue à l’article 293 B du Code général des impôts.

Ce régime s’applique lorsque les associations ont réalisé au cours de l’année précédente (N-1) un chiffre d’affaires hors taxes inférieur ou égal à 91.900 € (livraisons de biens et prestations d’hébergement) ou à 36.800 € (autres prestations).

Aucun montant ni taux de TVA ne doit donc figurer sur les factures mais la mention spécifique « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts » doit y être portée.

Si ces seuils sont dépassés en cours d’année, la franchise continue de s’appliquer l’année suivante dès lors que le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas, respectivement, 101.000 € ou 36.800 €, et sous réserve que le chiffre d’affaires de N-2 n’ait pas lui-même dépassé 91.900 € ou 36.800 €. Au-delà de 101.000 € ou de 36.800 €, la franchise prend fin dès le premier jour du mois au cours duquel intervient ce dépassement. Étant précisé que ces seuils s’appliquent de 2023 à 2025, une révision étant prévue à l’issue de cette période.

Si l’association ne peut pas bénéficier de la franchise en base, elle peut être éligible à la franchise des impôts commerciaux, laquelle la dispense également d’indiquer la TVA sur ses factures. En effet, les associations dont la gestion est désintéressée échappent à la TVA lorsque leurs activités non lucratives restent significativement prépondérantes et que le montant des recettes provenant de leurs activités lucratives accessoires encaissées en N et N-1 n’excède pas une limite, fixée à 78.596 € pour 2024.

En pratique, sont donc visées les associations qui effectuent des activités commerciales de façon exceptionnelle et établissent ponctuellement des factures. Dans cette hypothèse, et même si aucune obligation légale ne l’impose, il est recommandé d’insérer une mention spécifique sur la facture, telle que « Association exonérée des impôts commerciaux ». Dès lors que l’association dépasse le plafond de recettes, elle devient imposable à la TVA à compter du premier jour du mois suivant celui du dépassement, sauf à bénéficier de la franchise en base. Sachant que la franchise des impôts commerciaux s’applique que l’association ait ou non procédé à la sectorisation de ses activités lucratives.

Dès que l’association devient soumise au paiement de la TVA en raison du dépassement des seuils des régimes de franchise, elle doit faire figurer les mentions relatives à cette taxe sur ses factures. Elle peut alors récupérer la TVA qu’elle a elle-même payée pour financer ses opérations imposables.

Enfin, une facturation sans TVA peut aussi intervenir lorsque l’opération est exonérée (livraisons intracommunautaires, notamment). L’association doit alors ajouter sur ses factures la disposition du Code général des impôts ou de la directive communautaire en vertu de laquelle elle bénéficie de cette exonération.

A lire :
Facture électronique et associations :
Où en est-on ?

La transmission des factures

Une fois les factures établies, les associations peuvent les transmettre au format papier ou de façon dématérialisée. Dans cette dernière hypothèse, elles doivent toutefois assurer l’authenticité de leur origine, l’intégrité de leur contenu et leur lisibilité, de leur émission jusqu’à la fin de leur période de conservation. Le délai fiscal de conservation étant fixé à 6 ans. Tel est le cas lorsque les factures sont transmises en mode EDI ou sécurisées par une signature électronique qualifiée.

Et attention car la transmission des factures par voie électronique est désormais obligatoire lorsqu’elles sont adressées à l’État, aux collectivités territoriales ou à leurs établissements publics. Une obligation qui est en cours progressif de généralisation entre professionnels.

Pour les autres factures, l’association doit mettre en place des contrôles internes spécifiques permettant de garantir la traçabilité de l’opération, entre la facture émise et la vente ou la prestation qui en est à l’origine. Sans oublier que l’émission de factures électroniques, sauf lorsqu’elles sont obligatoires, nécessite l’acceptation de son destinataire.

Aller plus loin : Facture électronique : un délai pour mieux se préparer

Pour aller plus loin :
Dossier – La comptabilité dans les associations
et les autres structures de l’ESS