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Gestion

Dématérialisation des factures de l’association

Date de publication : 13/12/2021

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Face à la digitalisation de la société, de plus en plus d’associations s’interrogent sur l’intérêt et la nécessité de dématérialiser leur processus de facturation. Une démarche qui, pour offrir les résultats attendus, doit être pensée en amont et menée dans une approche coopérative et transversale, comme l’explique Isabelle Prunier, expert-comptable spécialisée dans l’accompagnement des associations.

Que recouvre la dématérialisation du processus de facturation en association ?

Isabelle Prunier : La dématérialisation des factures de l’association permet de sécuriser les données et de conserver les documents justifiant une transaction. Cette action s’inscrit dans un plus vaste programme de digitalisation des documents comptables. Un programme qui a pour objet de faire passer la gestion de la production comptable du statut de simple contrainte légale et administrative à celui d’outil d’aide à la décision, comme c’est déjà le cas dans de nombreuses entreprises. Ce processus de dématérialisation concerne les factures émises par les associations mais également les factures qu’elles reçoivent. Cette première étape consiste tout simplement à les dématérialiser, principalement en les numérisant.

Quel est l’objectif de mener une telle opération ?

I.P. : Dès lors que votre facture a été scannée, qu’elle est donc dématérialisée, vous allez pouvoir la rattacher à une opération comptable via votre logiciel de comptabilité. Ce rattachement présente un intérêt majeur : permettre à tous ceux qui disposent des droits pour se connecter au logiciel comptable d’accéder à cette pièce comptable à distance. La dématérialisation des factures de l’association permet ainsi d’améliorer l’organisation interne et externe. C’est important car nous assistons à une augmentation des volumes de documents à traiter.

Un chef d’atelier œuvrant sur un site différent de celui au sein duquel est tenue la comptabilité de l’association pourra ainsi, sans qu’il soit nécessaire de lui adresser physiquement la facture, vérifier qu’elle correspond à la dépense qu’il a engagée et la valider. 

Ce partage des données offre un gain de temps, mais assure également une meilleure fiabilité dans la mesure où, en favorisant l’accès des opérationnels à la production comptable, il renforce le contrôle des dépenses. Il vous permettra aussi, lors d’un rendez-vous chez un de vos financeurs, de pouvoir faire un point immédiat sur la situation comptable de votre association juste en vous connectant au logiciel comptable avec votre ordinateur portable. C’est à la fois un gain de temps dans le traitement, l’archivage et la recherche d’informations, un gain de réactivité et un plus « RSE » dans la mesure où cette dématérialisation entraîne une baisse du volume des documents papiers.

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On peut supposer qu’il y aura moins de papier ?

I.P. : En effet, cette démarche concourt à faire disparaître les documents papiers. Dès lors qu’ils ont été scannés et rattachés à une opération comptable dans le logiciel, il n’est plus besoin de les conserver puis de gérer leur archivage. Les classeurs qui, aujourd’hui encore, s’entassent dans les services comptables et administratifs des associations ont donc vocation à disparaître. Et cette dématérialisation vient également alléger le processus de traitement des factures. Il n’est plus besoin de les stocker et d’en organiser la consultation afin que toutes les personnes habilitées soient en mesure de les retrouver lors de leur traitement et de leur validation. Les gestionnaires se trouvent donc dégagés de ce travail de saisie, d’organisation et de rangement et peuvent ainsi se consacrer, dans le cadre d’un travail de plus en plus collaboratif, à des tâches d’analyse à plus forte valeur ajoutée et beaucoup plus intéressantes. Ce dernier point est loin d’être anecdotique dans des associations où les difficultés de recrutement, notamment des collaborateurs administratifs et comptables, sont de plus en plus élevées.

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Quelles sont les différentes étapes à respecter pour mener un tel chantier ?

I.P. : Tout commence par une phase de dialogue sans laquelle aucun changement ne pourra valablement intervenir. Nous sommes dans une approche d’aide au changement. Nous allons d’abord l’entamer avec les administrateurs qui, pour la plupart, sont des bénévoles très éloignés des contraintes de la gestion comptable au quotidien. Il faut les aider à prendre conscience que la structure ne peut plus continuer à fonctionner qu’avec le papier en leur faisant découvrir les avantages que l’association, ses bénéficiaires et ceux qui y travaillent tireront de la digitalisation des documents comptables. Ce travail de communication à mener en amont est porté par les dirigeants de l’association, par son expert-comptable mais aussi par son commissaire aux comptes qui verra dans cette transformation une occasion de renforcer les opérations de contrôle interne en faisant porter la validation des factures sur plusieurs personnes. Un renforcement du contrôle interne auquel, d’ailleurs, les financeurs privés et publics des associations sont de plus en plus sensibles.

Ensuite, il faut mener conjointement une démarche technique et une démarche d’accompagnement. La démarche technique correspond à la mise en place des outils favorisant cette dématérialisation des factures de l’association. Il s’agit principalement des scanners, des logiciels de comptabilité et de leur paramétrage. Cette mission est généralement confiée à un prestataire informatique spécialisé qui travaillera dans le respect d’un cahier des charges répondant aux besoins de l’association et en lien étroit avec les responsables de celle-ci et l’expert-comptable. La seconde démarche, fortement imbriquée dans la première, revient à accompagner les collaborateurs qui vont utiliser ces nouveaux outils. Ils vont devoir changer leurs habitudes de travail. Il faut donc les convaincre de l’intérêt du projet, les impliquer dans le paramétrage des outils, dans la définition des nouveaux process de traitement des factures mais aussi les aider à dépasser les difficultés rencontrées, et bien sûr les former.

Interview

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Vous avez déjà mené plusieurs chantiers de ce type. Quels retours avez-vous de la part des associations une fois la transition opérée ?

I.P. : Même si, au début, nombreux sont ceux qui éprouvent des difficultés à lâcher leurs classeurs de factures, au bout de quelques mois de pratique, plus personne ne les regrette. La souplesse qu’apportent ces solutions, le fait qu’elles rendent possible l’accès aux documents comptables à partir de n’importe où emporte, généralement, l’adhésion de leurs utilisateurs. Mais attention, cette période d’équilibre ne démarrera qu’après plusieurs semaines de paramétrages et de corrections des bugs, comme dans tout projet informatique. Un cahier de procédures devra également être élaboré pour permettre aux futurs collaborateurs d’utiliser rapidement le nouveau système.  Entre le début de la mise en place du chantier et sa recette définitive, il faut compter dans les 6 mois.

Et dans tous les cas, lors de cette période essentielle de paramétrage, il est important de ne jamais laisser une question sans réponse car si la solution finale n’y répond pas, le sentiment du « ça fonctionnait mieux avant » risque de s’installer et de déboucher sur une frustration et un rejet du nouvel outil.

Est-ce que ce chantier est une manière de se préparer aux futures obligations légales d’émettre et de recevoir des factures électroniques ?

I.P. : L’objectif visé par la future obligation de n’émettre et de ne recevoir que des factures dites électroniques est plus ambitieux. Il vise pour les autorités à dématérialiser l’ensemble du processus de facturation, émission, envoi et réception et pas seulement le traitement interne qu’en font les entreprises ou les associations. Dématérialiser le traitement des factures reçues constitue donc une simple étape vers la facture électronique. Mais pour rappel, l’obligation de réception des factures électroniques ne sera obligatoire qu’à compter du 1^er juillet 2024. Quant à celle d’émettre des factures électroniques, elle ne s’imposera, progressivement, en fonction de la taille des structures, qu’à compter de cette date et du 1^er janvier 2026.

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