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Coronavirus - Covid 19, Juridique

Associations : les nouvelles règles pour organiser vos assemblées générales pendant la crise sanitaire à partir de décembre 2020

Date de publication : 08/12/2020

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Jusqu’au 30 novembre 2020, les associations, fondations et fonds de dotation pouvaient organiser leurs assemblées générales et leurs conseils d’administration à distance.

Une nouvelle loi prorogeant l’état d’urgence sanitaire a prévu que certaines mesures prises à l’occasion du premier état d’urgence sanitaire devaient être prolongées. Dans ce cadre, le gouvernement a été autorisé à adapter les règles relatives aux assemblées générales et aux conseils d’administration par une nouvelle ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020 (publiée au JO du 3 décembre 2020).

Cette ordonnance vient modifier certaines parties de l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020. C’est d’ailleurs cette dernière qui continue à s’appliquer, avec prise en compte des derniers ajustements (ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 modifiée).

Quelle est la durée d’application ?

Les dispositions de cette ordonnance entrent en vigueur le 3 décembre 2020 et sont applicables aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues jusqu’au 1er avril 2021. Le gouvernement aura, par la suite, la possibilité de proroger tout ou partie de ces dispositions par décret jusqu’au 31 juillet 2021.

Qui est concerné ?

Le champ d’application de l’ordonnance reste inchangé. L’ensemble des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité de droit privé, notamment :

• Les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique ;
• Les coopératives ;
• Les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles ;
• Les fonds de dotation ;
• Les associations et les fondations.

À lire :
Les bénéficiaires effectifs dans les associations et fondations

Quelles formes peuvent prendre les assemblées générales

L’ordonnance vient proposer trois formes différentes « d’assemblées générales » pour permettre aux structures de prendre les décisions nécessaires à la continuité de leur activité, malgré la crise sanitaire. Sont autorisées, dans des conditions diverses :

• l’assemblée générale à « huis clos »
• l’assemblée générale par conférence téléphonique ou visioconférence
• la consultation écrite

L’ordonnance vient apporter d’autres précisions sur les convocations ou encore le vote par correspondance par exemple.

L’assemblée à huis clos

L’assemblée générale à « huis clos Â» est une assemblée convoquée mais qui se déroule sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle, quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’AG est appelée à se prononcer.              
Avec ce type d’assemblée, il n’y a donc pas de débat. Les membres voteront soit à distance (vote par correspondance – voir ci-dessous) soit en donnant un pouvoir.

Cette option est limitée aux cas dans lesquels les mesures restrictives en vigueur à la date de convocation ou la date de l’assemblée font effectivement obstacle à la présence physique des membres.

L’assemblée par téléconférence ou visioconférence

Pas de changement sur ce point depuis la précédente ordonnance. L’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres des assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification, quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer.

Attention : certaines conditions techniques doivent être respectées. Ils doivent permettre l’identification des membres et transmettre au moins la voix des participants et permettre une retransmission continue et simultanée des délibérations. Comme le précise le ministère en charge des affaires associatives sur associations.gouv.fr, il convient d’être vigilant sur les modalités pratiques de mise en place de l’assemblée et sur les modalités de vote :

« Les risques des moyens de télécommunication :

• prouver la participation à distance de membres qui ne signent pas une feuille de présence ;
• authentifier les membres qui participent à une consultation électronique par main levée virtuelle, écrite, ou visible en visio conférence ;
• garantir la sincérité des décomptes et donc des résultats ;
• justifier que l’absence de débats oraux n’a pas altéré la compréhension et le consentement des membres.

Dans ces cas, les associations peuvent s’inspirer des pratiques développées par les grandes sociétés (contenu du formulaire de vote à distance à envoyer, documents annexes, bulletin de vote, délais d’envoi, etc.). Il existe des prestataires spécialisés dans l’organisation pratique d’un tel vote (ex : alphavote, neovote, gs-vote.fr, easyquorum, slibvote, gedicom.fr, survey monkey, …). Le risque mesuré a donc un coût. Â»

La consultation écrite

Contrairement au régime applicable auparavant, les associations ont désormais la possibilité de mettre en place des consultations écrites, même si cela est interdit par les statuts et quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’AG est appelée à se prononcer.

Un décret en Conseil d’Etat est venu préciser les règles applicables pour cette mise en œuvre.

À lire :
Précisions sur les consultations écrites et le vote par correspondance pour les associations pendant le Covid

Le vote par correspondance

Désormais, le vote par correspondance est possible dans certaines conditions. C’est l’organe compétent pour convoquer l’AG ou son délégataire qui peut décider que les membres voteront par correspondance. Si les statuts prévoient déjà cette possibilité, ces règles s’appliquent.

Pour les autres, un décret en Conseil d’Etat précise certains points relatifs aux informations nécessaires ainsi qu’aux règles de calcul du quorum.

Dans les possibilités mentionnées ci-dessus (huis-clos, téléconférence ou visio-conférence, consultation écrite, vote par correspondance), les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister en sont informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.

Pour les conseils d’administration (ou de toute autre réunion organes dirigeants), les règles ne changent pas. Ils ont la possibilité de se réunir par conférence téléphonique ou audiovisuelle (avec toutes les garanties techniques citées plus haut) ou par consultation écrite.