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Comptabilité

Comment construire son budget à partir des comptes annuels ?

Date de publication : 03/10/2024

#Article

Tous les ans, la période de rentrée permet aux gestionnaires et dirigeants d’associations de se pencher sur l’élaboration du budget prévisionnel financier de l’année suivante. Cet exercice est rendu nécessaire à plusieurs titres et il est indispensable, pour cela, de préparer et connaitre tout un ensemble de paramètres pour en effectuer son élaboration. Focus dans notre article.

Cadre réglementaire de l’élaboration budgétaire

Les associations qui évoluent dans certains secteurs d’activité tels que les organismes gestionnaires d’établissements sociaux et médico-sociaux, les établissements d’enseignement privé ou certains organismes fédératifs doivent obligatoirement établir et présenter des budgets prévisionnels qui respectent une élaboration définie selon des obligations réglementaires parfois strictes et encadrées.

Outre l’obligation administrative qui leur est faite de respecter une forme de cadre budgétaire normalisé, le budget est aussi un outil de communication indispensable qui doit être clair et explicite pour différents interlocuteurs. Par exemple, le budget est un support de communication interne :

• Pour les responsables associatifs qui doivent arrêter le budget conformément à l’organisation interne prévue par les statuts de l’association avant transmission aux autorités compétentes 
• Les salariés qui interviennent dans l’établissement ou le service 
• Les usagers et autres membres de l’association qui peuvent en débattre lors de différentes réunions au moment de son approbation.

Le budget est également un support de communication externe :

• Pour les banques ou tout autre organisme sollicité pour un financement ;
• Le commissaire aux comptes qui, dans les associations dépassant un certain seuil d’activité, se voit confier un rôle d’alerte et de prévention.

Pour en savoir plus

Le budget d’une association – les points clés

Pourquoi établir son budget prévisionnel ?

Les équilibres financiers de la gestion de l’association reposent, bien souvent, sur la prévision d’un ensemble de charges fixes qu’il convient de maitriser afin de valoriser l’ensemble des ressources dont l’association devra disposer pour fonctionner en toute sérénité.

De plus, l’élaboration du budget se révèle indispensable pour intégrer les projets d’évolution ou d’investissement présentés par la gouvernance de l’association lors de la dernière assemblée générale. Après les promesses d’ordre « politique Â», le trésorier doit, bien souvent, se plier à l’obligation d’en intégrer les conséquences financières dans le budget de l’association.

Ainsi, le budget sera imprégné :

• Soit d’une reconduction pure et simple des activités courantes de l’association. En période d’activité stable, l’évolution de l’ensemble des charges fixes de l’association ne doit pas, en principe présenter de difficultés dans son élaboration. Il convient de bien les identifier et d’appliquer, à titre prévisionnel, un coefficient de majoration convenu qui soit suffisamment prudent pour affronter l’évolution du coût des prix et services pour l’année à venir. Dans ce cas, l’exercice financier consistera à intégrer les paramètres de l’inflation et quelques autres particularités sociales et contractuelles ;
• Soit de l’intégration de projets d’extension, développement ou création de nouvelles activités. Dans ce cas, la dimension financière du budget sera tout autre et devra prendre en compte des valeurs prévisionnelles plus incertaines car ne s’appuyant sur aucun paramètre déjà éprouvé antérieurement par l’association.

Équilibre financier et prévisions

L’équilibre final pourra être obtenu soit par la recherche de ressources nouvelles, soit par l’utilisation d’excédents antérieurs qui auraient été réservés, justement, à l’affectation du projet mis en œuvre.
Selon le secteur d’activité dans lequel l’association évolue et ses modes de financement, le budget prévisionnel permet :

• De déterminer les besoins en financements d’origines publiques qu’il faudra solliciter auprès du ou des différents financeurs ;

• De cibler les actions de sollicitations en matière de mécénat ou de générosité du public ;
• De fixer les montants et taux de cotisations ou de la tarification qu’il conviendra d’appliquer au cours de l’année suivante.

Pour les associations qui évoluent dans des secteurs d’activité à tarification réglementée ou contrôlée, cet exercice est encore plus délicat car le niveau de ressources espérées n’est pas librement consenti et la recherche de l’équilibre devient parfois un but difficile à atteindre.

Comment se servir du passé pour élaborer son budget prévisionnel ?

Utilisation des données historiques

Lorsque l’association peut s’appuyer sur des bases historiques stables et permanentes issues de plusieurs années d’existence, la préparation budgétaire consiste à reprendre les éléments de frais et charges de fonctionnement dans un tableau préparatoire qui permettra de concentrer tous les éléments de réflexions envisagés pour l’exercice à venir.

La première colonne recevra la ventilation des charges par nature de l’exercice écoulé.
La deuxième colonne recevra le montant des dépenses issues du compte de résultat de l’exercice précédent.
Dans la troisième colonne, vous pourrez indiquer et valoriser toutes vos remarques ayant une incidence sur l’évaluation que vous allez donner au budget N+1 que vous inscrirez dans la cinquième colonne.

Option : Si la comptabilité de l’exercice en cours est suffisamment à jour, vous pouvez intégrer, à titre d’information, une colonne où vous indiquerez la situation intermédiaire, à mi-année ou aux trois-quarts, afin de vous guider sur d’éventuelles évolutions particulières à certaines rubriques.

Vos réflexions seront conduites par :

• L’application pure et simple d’une indexation relative à l’inflation ;
• La prise en compte du renouvellement d’un contrat avec ses nouvelles conditions (bail, par exemple, ou renégociation d’un contrat d’assurance ou de fourniture) ;
• La mise en Å“uvre de nouveaux paramètres de consommations des fluides ;
• Le suivi précis des frais de déplacements, s’ils sont significatifs ;
• Etc.

En ce qui concerne les frais de personnel, cette rubrique étant parfois significative pour certaines associations employeurs, nous vous recommandons d’élaborer un tableau distinct dans lequel vous opèrerez un suivi de chaque salarié en fonction de son évolution de carrière en application de la convention collective ou de son éventuel changement de fonction au sein de l’association. N’oubliez pas d’intégrer les flux prévisionnels d’entrées et de sorties de personnels qui sont inévitables. Prévoyez suffisamment les modifications de prises en charges des différentes assurances et mutuelles et changements de taux de cotisations.

Plusieurs charges dites « calculées Â» peuvent se préparer à l’avance. Il en est ainsi :

• Des dotations aux amortissements des immobilisations qui sont issues des tableaux d’amortissements des immobilisations, biens et équipements qui ont fait l’objet d’acquisitions antérieures. Pour affiner votre prévision, il suffira d’y ajouter la part d’amortissement des acquisitions programmées au cours de l’exercice à venir, objet du budget que vous êtes en train d’élaborer (au prorata du temps selon la date prévue de l’acquisition) ;
• Des dotations ou reprises de provisions selon l’exploitation déjà acquise des informations relatives au plan d’amortissement ou d’étalement des sommes constituées antérieurement en provisions pour risques et charges ;
• Des dotations ou reprises de fonds dédiés si vous êtes concernés par ces rubriques et en fonction des plans d’étalement de réalisation des opérations convenues avec les tiers financeurs sur fonds affectés.

Préparation des ressources attendues

Il est également recommandé de procéder à la même préparation en ce qui concerne les ressources de l’exercice. Cette réflexion est indispensable car, selon la nature des produits attendus, le déclenchement des actions à mettre en œuvre pour les collecter s’organise parfois très en amont de leur perception. C’est le cas, tout particulièrement lorsqu’il convient d’élaborer un dossier de demande de financement auprès des pouvoirs publics où certains délais sont à respecter, c’est le cas, également lorsqu’il faut déterminer et arrêter de nouvelles grilles tarifaires relatives aux services à proposer aux usagers. Enfin, il y aura à prendre en considération des aspects politiques en cas d’augmentation de cotisations.

Comment présenter le budget prévisionnel ?

L’élaboration d’un budget n’est pas une science exacte. Il n’est pas besoin de calculer vos prévisions à l’euro près. Encore moins au centime près. Selon la dimension financière de votre budget et en fonction de vos habitudes, vous pouvez vous contenter de limiter vos chiffres en milliers d’euros. C’est bien souvent plus facile à manipuler.

Enfin, si la présentation du budget prévisionnel est l’aboutissement de plusieurs tableaux annexes préparatoires, nous vous recommandons d’adopter une présentation synthétique finale concise qui permettra sa présentation et la compréhension de tous les interlocuteurs.

La présence et l’utilisation d’une comptabilité analytique peut, dans certains cas, se révéler très utile. La connaissance de certains coûts particuliers que la comptabilité analytique permet d’obtenir offre la possibilité d’assurer un suivi plus fin et plus objectif en matière d’application de certaines procédures budgétaires. Cette technique, alliée à des indicateurs quantitatifs, permet ainsi d’aboutir à une détermination plus précise des charges générales encourues par l’association. Par ailleurs, en termes de gestion, la maitrise de ces coûts n’en est que plus facilitée.

Il est à noter qu’à compter du 1^er janvier 2025, avec l’application du plan comptable général modernisé, les rubriques relatives aux charges et produits exceptionnels ne recevront plus que les opérations relatives aux évènements majeurs et inhabituels.

Webinaire sur la réforme du plan comptable général

L’annexe comptable : enjeu majeur de la réforme du plan comptable

Le budget prévisionnel doit-il présenter un résultat ?

Cette question est récurrente et la réponse détermine le choix exprimé par les dirigeants de l’association lors de son élaboration. En effet, la présentation d’un budget « Ã  l’équilibre Â» démontre que l’association recherche la maitrise de ses coûts avec l’assurance d’obtenir les ressources attendues pour faire face aux dépenses exposées. Par contre, la présentation d’un budget « en déséquilibre Â» révèle que l’association est en recherche de ressources complémentaires pour financer ses projets et leur financement. Dans ce cas, une note de présentation s’avère indispensable pour accompagner la présentation de ce budget aux allures particulières.

Le budget d’investissement

L’élaboration de tout budget ne doit jamais oublier les projets d’investissement de l’association. Selon la dimension de cette dernière et son implantation, les besoins d’investissement peuvent être récurrents ou exceptionnels. Dans ce dernier cas, il conviendra de veiller au caractère particulier et au montant de l’enjeu qui peut se révéler important. En effet, un investissement exceptionnel, pour s’inscrire dans les équilibres financiers de l’association devra faire appel à une étude particulière dont l’objectif nécessitera toute l’attention de ses dirigeants :

• L’assise financière de l’association est-elle suffisante pour recevoir un tel investissement ?
• L’investissement à réaliser permettra-t-il de dégager des ressources de croissance suffisantes ?
• La capacité contributive ou d’autofinancement peut-elle permettre de rembourser les emprunts ou engagements financiers à mettre en Å“uvre ?

Pour cela, un tableau annexe est nécessaire pour s’assurer de la faisabilité d’un tel projet. Mais, bien souvent, par mesure de prudence, ce dernier aura été élaboré avant d’avoir été présenté en assemblée générale. C’est une mesure de prudence indispensable. De même, si le projet doit faire appel à des financements externes tels que des subventions ou des crédits bancaires, les dirigeants doivent prendre la précaution indispensable de s’assurer de l’accord des partenaires financeurs avant de s’engager dans de tels projets.

Une fois que le projet d’investissement est accepté par toutes les parties prenantes, ses « effets Â» en matière d’exploitation doivent être intégrés dans le budget de fonctionnement de l’association (amortissements, frais financiers, charges inhérentes).

Pour conclure sur la construction d’un budget prévisionnel

Le budget est un cadre de référence qui permet tout au long de l’exercice concerné de suivre l’évolution des charges au regard des produits. C’est aussi un outil de suivi interne qui permet d’effectuer des arbitrages en cas de dépassement des dépenses au-delà de l’approbation initiale des organes dirigeants de l’association. Bref ! Les associations qui disposent d’un budget entrent dans l’univers du « tableau de bord » pour gérer et piloter leur organisme tout au long de l’année.

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Le tableau de bord dans une association