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Congés payés : l’organisation des congés d’été de vos salariés

Date de publication : 10/05/2023

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À cette période de l’année, il convient d’organiser le départ en congés d’été de vos salariés. Pour cela, vous devez connaître les règles relatives aux congés payés prévues par le Code du travail et, le cas échéant, par les accords collectifs (accord d’entreprise, convention collective…) qui sont applicables dans votre association.

Le calcul des droits à congés payés des salariés

La période de référence

Les salariés acquièrent des droits à congés payés pendant une période dite « de référence » fixée, par le Code du travail, du 1^er juin au 31 mai de l’année suivante. C’est donc au 31 mai 2023 (pour la période de référence allant du 1^er juin 2022 au 31 mai 2023) que vous pourrez calculer définitivement le nombre de jours de congés payés acquis par vos salariés.

Une période de référence différente peut cependant être prévue par un accord conclu au sein de l’association ou, à défaut, votre convention collective. Ainsi, cette période peut, par exemple, être calquée sur l’année civile, soit du 1^er janvier au 31 décembre 2022 pour les congés à prendre en 2023. Par ailleurs, si votre association est affiliée à une caisse de congés payés (secteur du spectacle, par exemple), la période de référence applicable s’étend obligatoirement du 1^er avril au 31 mars, soit du 1^er avril 2022 au 31 mars 2023 pour les congés 2023-2024.

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Le nombre de congés payés

Quelles que soient la nature de son contrat de travail (CDI ou CDD) et sa durée de travail (temps complet ou temps partiel), chaque salarié acquiert, pendant la période de référence, 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif. Par exemple, un salarié qui travaille du 1^er juin 2022 au 31 mai 2023 obtient l’équivalent de 5 semaines de congés, soit 30 jours ouvrables.

À noter : les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine, sauf le jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) et les jours fériés légaux non travaillés dans l’association. Les congés payés peuvent être comptabilisés en jours ouvrés, ce qui correspond aux jours travaillés dans l’association (généralement du lundi au vendredi). Dans ce cas, les salariés acquièrent 25 jours ouvrés de congés payés par an.

Le Code du travail et les tribunaux assimilent certaines absences des salariés à du temps de travail effectif. Celles-ci devant donc être prises en compte dans le calcul de ses congés payés.

Il en est ainsi notamment des congés d’adoption, de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant, de nombreux congés de formation (congé de validation des acquis de l’expérience, par exemple), des congés payés de l’année précédente, des absences consécutives à un accident du travail, un accident de trajet ou une maladie professionnelle ou encore des heures non travaillées par les salariés placés en activité partielle. En revanche, sauf dispositions conventionnelles plus favorables, ne sont pas considérés comme du temps de travail effectif notamment les arrêts de travail causés par des accidents ou des maladies non professionnels, les congés sans solde et les congés sabbatiques.

En pratique : pour des raisons de simplicité, un mois de travail effectif correspond à 4 semaines de travail. Aussi, les absences de courte durée du salarié n’ont pas d’effet sur l’acquisition de ses congés payés.

La prise des congés payés

Pour déterminer la période pendant laquelle les salariés pourront prendre leurs congés payés, il convient de vous référer à l’accord éventuellement conclu au sein de l’association ou, à défaut, à votre convention collective. Si ces textes sont silencieux sur ce point, il vous revient de fixer, cette période, après avoir, le cas échéant, consulté le comité social et économique (CSE). Sachant que, dans tous les cas, la période de prise des congés doit au moins s’étendre du 1^er mai au 31 octobre.

Un congé principal de 24 jours

Les salariés bénéficient d’un congé principal (le congé d’été) d’une durée maximale fixée, en principe, à 24 jours ouvrables consécutifs (soit 4 semaines). Ce qui impose donc, en pratique, de séparer ce congé principal des 6 jours ouvrables restants qui constituent la fameuse 5^e semaine de congés payés.

Vous pouvez, avec l’accord des salariés, fractionner leur congé principal de 24 jours ouvrables, sans pour autant pouvoir le réduire à moins de 12 jours ouvrables consécutifs.

Ce congé d’au moins 12 jours ouvrables doit être attribué entre le 1^er mai et le 31 octobre 2023. Quant aux jours restants du congé principal, ils peuvent être accordés, en une ou plusieurs fois, en dehors de cette période. Les salariés ayant alors droit à des congés supplémentaires (dits « jours de fractionnement ») :

• 1 jour ouvrable supplémentaire pour 3, 4 ou 5 jours du congé principal pris entre le 1^er novembre 2023 et le 30 avril 2024 ;
• 2 jours ouvrables supplémentaires pour 6 jours ou plus du congé principal pris durant cette période.

Important : un accord conclu au sein de l’association ou, en l’absence d’un tel accord, votre convention collective peut fixer la période durant laquelle le congé d’au moins 12 jours ouvrables est attribué ainsi que les règles liées aux jours de fractionnement.

L’ordre des départs en congé

L’ordre des départs en congé de vos salariés est fixé, en priorité, par un accord conclu au sein de l’association ou, à défaut, par votre convention collective. Si ce n’est pas le cas, vous devez, après, le cas échéant, avis de votre CSE, établir le planning des congés de vos salariés en fonction de leur situation familiale, de leur ancienneté dans l’association et de leurs activités éventuelles auprès d’autres employeurs. Sachant que vos salariés qui sont mariés ou pacsés ensemble ont droit à un congé simultané.

Vos salariés doivent être informés, par tout moyen (affichage, courrier, note de service…) de l’ordre des départs en congé au moins un mois à l’avance. Et, sauf accord de vos salariés ou circonstances exceptionnelles (remplacement d’un salarié brusquement décédé, par exemple), vous ne pouvez modifier ces dates moins d’un mois avant leur départ en congés (un délai différent pouvant être fixé par un accord conclu au sein de l’association ou votre convention collective).

Le décompte des congés

La durée des congés payés des salariés correspond au nombre de jours ouvrables décomptés du premier jour où ils auraient dû travailler jusqu’à la veille de la reprise du travail (sans tenir compte du jour de repos hebdomadaire, généralement le dimanche, et des jours fériés habituellement chômés dans l’association).

Exemple : si le 14 juillet 2023 est un jour férié habituellement chômé dans l’association, le salarié qui prend des vacances du lundi 10 au mardi 25 juillet inclus se voit décompter 13 jours de congés payés comme suit : les 10, 11, 12, 13 et 15 juillet (5 jours), du 17 au 22 juillet (6 jours) ainsi que les 24 et 25 juillet (2 jours).

La rémunération des salariés en congés payés

Les salariés en vacances perçoivent une indemnité de congés payés. Celle-ci peut se calculer de deux manières différentes, sachant que les salariés doivent bénéficier de la plus favorable.

Ainsi, l’indemnité versée peut être égale soit à 1/10^e de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence (généralement du 1^er juin 2022 au 31 mai 2023), soit au montant de la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler (règle dite du « maintien de salaire »). La première modalité sera privilégiée notamment pour un salarié ayant récemment subi une baisse de rémunération (en raison de son passage à temps partiel, par exemple).

Si votre association adhère à une caisse de congés payés, il appartient à celle-ci de verser l’indemnité de congés payés à vos salariés et de remettre un certificat justifiant de leurs droits à congés aux salariés qui partent en congé ou quittent l’entreprise.

Précision : les jours de congés payés acquis, mais non pris par les salariés à la date de la rupture de leur contrat de travail, donnent lieu, eux, à une indemnité compensatrice. Celle-ci étant due quel que soit le motif de la rupture, y compris en cas de licenciement pour faute grave. Son calcul est identique à celui de l’indemnité réglée aux salariés durant leurs congés payés.

Pour conclure

La gestion des congés payés requiert de respecter plusieurs modalités. De leur organisation, à leur décompte jusqu’à la rémunération liée à ces jours, il est nécessaire d’effectuer un suivi régulier pour vérifier que les pratiques sont conformes aux règles prévues par le code du travail et, le cas échéant, par la convention collective ou l’accord applicable dans votre association.

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