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Le télétravail dans les associations

Date de publication : 13/10/2021

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Les mesures instaurées par le gouvernement en mars 2020 afin de lutter contre l’épidémie de Covid-19 ont conduit votre association à mettre en place, du jour au lendemain et de manière contrainte, le télétravail pour vos salariés. À l’issue de cette expérience, votre association a peut-être décidé d’instaurer le télétravail de manière pérenne. Afin de vous aider dans cette démarche, voici les réponses aux principales questions que vous pouvez vous poser.

En quoi consiste le télétravail ?

Le télétravail consiste, pour un salarié, à exercer volontairement, hors des locaux de l’association (domicile, espace de co-working…) et en utilisant les technologies de l’information et de la communication, des tâches qui auraient pu être accomplies dans ces locaux. Sont donc principalement visés les cadres et les salariés réalisant des tâches administratives ou de gestion ou exerçant des fonctions support (ressources humaines, informatique…).

Bien évidemment, de nombreux salariés des associations ne peuvent pas télétravailler puisque sont, par nature, exclus de cette possibilité les postes nécessitant une présence constante dans les locaux associatifs ou un accueil du public (notamment dans les établissements d’accueil des jeunes enfants, les établissements de santé et les établissements médico-sociaux), les tâches s’exerçant chez un client (aides à domicile, notamment) ou encore les tâches manuelles (distribution de repas, entretien des locaux, cuisine, etc.).

La plupart du temps, le télétravail s’organise selon un planning préalablement établi sur une période de référence (la semaine ou le mois, par exemple). Et bien souvent, les télétravailleurs alternent jours de travail dans l’association et jours de travail en dehors des locaux.

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Comment mettre en place le télétravail dans notre association ?

Vous pouvez instaurer le télétravail dans votre structure au moyen d’un accord collectif conclu au niveau de l’association ou, à défaut, d’une charte que vous élaborez et qui doit fait l’objet d’un avis, le cas échéant, de votre comité social et économique.

Important : prenez le temps de consulter votre convention collective afin de vérifier si elle contient des dispositions sur le télétravail.

Le Code du travail prévoit que cet accord ou cette charte doit mentionner :

• les conditions de passage en télétravail comme les postes éligibles au télétravail, le type de contrat (exclusion des salariés en alternance, par exemple), les conditions d’ancienneté dans l’association, etc.
• les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;
• les modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail ;
• les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;
• la détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail ;
• les modalités d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail.

Par ailleurs, vous devez informer le salarié de toute restriction à l’usage d’équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique et des sanctions en cas de non-respect de ces restrictions.

À savoir : vous êtes tenu d’organiser, pour chaque télétravailleur, au moins un entretien annuel (en sus des entretiens professionnels habituels) portant sur les conditions de leur activité et leur charge de travail.

En l’absence d’accord collectif ou de charte dans votre association, il est possible, d’un commun accord avec votre salarié, de mettre en place du télétravail. Ce qui suppose alors de rédiger un avenant à son contrat de travail fixant les modalités d’application de cette nouvelle organisation du travail.

Enfin, lorsque le télétravail est instauré pour faire face à des circonstances exceptionnelles ou un cas de force majeure (menace d’épidémie, catastrophes naturelles, destruction des locaux de l’association…), vous n’avez pas besoin d’obtenir l’accord de vos salariés.

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Pouvons-nous refuser le télétravail à un salarié ?

Lorsque cette demande émane d’un salarié dont le poste est éligible au télétravail, conformément à l’accord collectif ou à la charte applicable dans l’association, votre refus d’accéder à sa demande doit être motivé (par exemple, par le fait que le bon fonctionnement du service requiert la présence physique d’un nombre minimal de salariés). Il en est de même, en l’absence d’accord collectif ou de charte, lorsque cette demande émane d’un travailleur handicapé ou d’un proche aidant.

Dans les autres cas, vous n’avez pas à motiver votre refus mais vous pouvez néanmoins préciser votre point de vue à votre salarié.

Sachez, par ailleurs, qu’un salarié qui travaille habituellement dans les locaux de l’association peut parfaitement refuser de télétravailler. Son refus ne constituant pas un motif de rupture de son contrat de travail.

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Devons-nous prendre en charge les frais de télétravail ?

Même si le Code du travail n’impose pas une prise en charge des coûts découlant du télétravail, les juges considèrent que les dépenses engagées par les salariés pour les besoins de leur activité doivent leur être remboursées, y compris lorsqu’ils télétravaillent.

C’est à l’accord collectif ou à la charte de déterminer les modalités de prise en charge de ces frais : un remboursement des frais réels sur présentation des justificatifs des dépenses engagées par le salarié ou le versement d’une allocation forfaitaire.

Étant précisé que cette allocation est exonérée de cotisations sociales sans qu’il soit besoin, pour le salarié, de fournir les justificatifs de ses dépenses, si elle n’excède pas 10 € par mois pour un jour de télétravail par semaine (20 € pour 2 jours de télétravail par semaine, etc.). Lorsque l’allocation est fixée par jour, elle est exonérée de cotisations si elle ne dépasse pas 2,50 €, dans la limite de 55 € par mois.

Si le montant de l’allocation est déterminé par une convention collective, un accord professionnel ou interprofessionnel ou un accord de groupe, l’exonération de cotisations sociales s’applique dans la limite de 13 € par mois pour une journée de télétravail par semaine (26 € par mois pour 2 jours de télétravail par semaine…) ou de 3,25 € par jour de télétravail dans le mois, dans la limite de 71,50 € par mois.

Important : les remboursements qui dépassent ces limites peuvent quand même être exonérés de cotisations sociales lorsque le salarié produit les justificatifs des dépenses qu’il a engagées. Des justificatifs que vous devez conserver en cas de contrôle.

Les télétravailleurs ont-ils les mêmes droits que les autres salariés ?

Les salariés en télétravail bénéficient des mêmes règles légales et conventionnelles que les autres salariés de l’association (rémunération, intéressement, formation professionnelle, durées maximales de travail et durées minimales de repos, droit à la déconnexion, visite à la médecine du travail, etc.). Ils peuvent donc prétendre aux mêmes avantages : titres-restaurant, chèques-vacances…

Par ailleurs, sachez que l’accident qui survient sur le lieu de télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle est présumé être un accident du travail, sauf si l’employeur démontre qu’il est sans lien avec l’exécution du travail.

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