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Comptabilité, Gestion

Associations : dix recommandations pour accélérer l’établissement de vos comptes annuels

Date de publication : 03/11/2022

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L’arrivée de la fin de l’année correspond à une période de travaux intenses pour les services comptables des associations. Au moins, pour la très grande majorité de celles qui clôturent leurs comptes annuels avec l’année civile.

L’établissement des comptes annuels est un évènement majeur pour l’organisme, bien souvent synonyme de surcroit d’activité. Il correspond à une période de grande agitation, caractérisée par des demandes d’informations et de renseignements essentiels pour permettre une approche fidèle du résultat et de l’établissement des comptes.

De plus, les services comptables des associations sont souvent « pressés » par les dirigeants, les financeurs, les banquiers et autres tiers intéressés par la publication des résultats et l’analyse de la santé financière de l’organisme.

Chaque année, le rêve de tout comptable est d’améliorer les délais pour établir et produire ces comptes annuels. Un véritable défi ! Une véritable course vers la performance !

Peut-on améliorer le délai d’établissement et de production des comptes annuels de l’association ?

Oui, c’est possible.

Tout d’abord, il faut sensibiliser tous les acteurs qui interviennent à un moment ou un autre dans la chaine de transmission des informations utiles à l’élaboration des comptes annuels.

Le défi doit être celui de tous. A commencer par la direction générale qu’il convient d’embarquer dans le projet. La production rapide des états financiers ne peut être réalisée que si tous les services sont convaincus que l’obtention d’une information financière fiable, communiquée dans des délais brefs est nécessaire pour contribuer à l’élaboration des comptes.

La mise en place d’une répartition des rôles et un calendrier d’action efficace

Il est indispensable de concevoir, dès l’origine, c’est-à-dire le plus en amont possible, une répartition des rôles confiés à chacun, spécialement pour la clôture des comptes. Telle une campagne militaire, chaque mission sera affectée à des personnes qui seront responsables de collecter les informations utiles au moment voulu. Le calendrier d’action devra être respecté. Dans ce plan d’action, il conviendra d’imaginer les éventuels incidents ou anomalies qui pourraient survenir et freiner la bonne marche du projet. Des alternatives doivent être envisagées.

L’élaboration d’un planning des opérations de clôture constitue le document de travail fondamental à ce genre de projet. Ce sera l’instrument de pilotage qui permettra de contrôler le bon déroulement des travaux d’arrêté.

Pour être efficace, un planning doit respecter quelques règles essentielles :

• les étapes doivent être décrites avec précision ;
• elles doivent comprendre le ou les noms des intervenant(s), le travail produit, les moyens utilisés, la forme du support de transmission, les dates de début et de fin de l’opération, le destinataire ;
• le planning inclut non seulement les opérations associées à la comptabilité mais également tous les autres services concernés ;
• le planning doit être diffusé à l’ensemble des services et, idéalement, avec une note d’accompagnement de la direction générale qui marque l’engagement de tous dans le dispositif.

Un environnement technique favorisant la production régulière de comptes en temps réel

De plus en plus, les associations, comme les entreprises privées, se dotent d’outils informatiques et de logiciels performants qui leurs permettent de disposer d’une comptabilité tenue à jour en temps réel. Certains organismes utilisent des plateformes sur internet avec lesquelles elles peuvent récupérer automatiquement les flux financiers auprès des banques et les factures sous forme électronique auprès de leurs fournisseurs.

De plus, le logiciel de traitement de la paie déverse, chaque mois les écritures comptables de paies et de charges sociales. Il en est de même pour les ressources gérées par des logiciels adaptés (gestions des cotisations, des facturations).

Le suivi et le traitement des immobilisations n’échappe pas à la règle puisque l’intégration de la dotation aux amortissements pourra être réalisée sur la base du calcul automatisé des amortissements (avec en prime une ventilation analytique le cas échéant).

Tous ces automatismes contribuent à mettre à disposition des services comptables des associations une comptabilité mise à jour régulièrement qui peut donc être analysée dans des délais plus brefs.

La réunion de lancement des travaux de clôture

Une réunion de travail est utile pour que les principaux acteurs puissent se rencontrer avant les opérations elles-mêmes et se sentent impliqués : direction générale, service juridique, ressources humaines, services opérationnels…

L’ordre du jour doit comprendre :

• les instructions et planning de clôture,
• les conditions d’arrêté (moyens humains et techniques disponibles pour la clôture),
• les risques et événements significatifs intervenus au cours de la période (identification des opérations significatives et détermination des options comptables ou fiscales et modes de comptabilisation),
• les tâches critiques au niveau des processus retenus en amont (dates d’arrêté pour le chiffre des recettes, les achats, les immobilisations, détermination des provisions pour risques, exploitation du résultat des inventaires, réciprocité des comptes de tiers dans les groupes associatifs, fédérations et unions)
• et les retours d’expérience par rapport à la clôture précédente.

Pour aller plus loin :
La comptabilité dans les associations :
quelles sont les règles applicables ?

Une anticipation des travaux à conduire

La clé de la réussite, pour améliorer les délais d’établissement des comptes annuels, consiste à anticiper certaines tâches qui seront réalisées et arrêtées bien en amont de la date de clôture (au 30 novembre, par exemple) et sur lesquelles il n’y aura pas à revenir au moment de la clôture des comptes.

Il faut considérer, pour cela, que même si un évènement intervient pendant le dernier mois, son incidence sera :

• soit maitrisée, par anticipation ;
• soit appréciée comme non significative et n’entachera pas l’image fidèle des comptes annuels.

Ainsi, dans le cas d’une anticipation au 30 novembre pour une clôture annuelle au 31 décembre, seules les opérations de décembre feront l’objet de travaux de clôture approfondis en date du 31 décembre afin d’identifier si des évènements intervenus sur le dernier mois de l’exercice ont influencé de manière notable la présentation des comptes annuels et la réalité économique de la structure.

La réalisation de travaux d’anticipation des comptes à une date proche de la date de clôture annuelle est un état d’esprit auquel il convient de s’habituer. Cela permet d’anticiper certaines tâches pour la fin de l’exercice. De plus, la connaissance d’informations financières sur la tendance des résultats de fin d’exercice, un ou deux mois avant la clôture, donne la possibilité et le temps nécessaires pour prendre certaines décisions correctives.

Parmi les travaux qui peuvent être anticipés, nous vous recommandons de porter votre attention sur les points suivants :

1- Les comptes d’immobilisations

Les travaux relatifs aux investissements et immobilisations sont toujours très consommateurs de temps en fin d’exercice. En effet, il convient de mettre à jour le fichier des immobilisations, recenser les entrées et les sorties, traiter les immobilisations en cours, calculer la dotation aux amortissements, effectuer le rapprochement entre le fichier des immobilisations et la comptabilité.

Toutes ces tâches peuvent être réalisées par anticipation s’il est décidé de stopper les acquisitions d’immobilisations au 30 novembre, interdire la réalisation d’investissements en décembre, mettre en place une date limite d’activation des acquisitions pour ne pas devoir modifier le calcul de la dotation à la clôture, procéder à un inventaire physique en cours d’année et procéder à la saisie des mises au rebut dans le même temps.

Une analyse des factures comptabilisées en charges d’entretien devra également être réalisée pour détecter d’éventuelles immobilisations à intégrer dans les comptes appropriés.

2- Les comptes clients, usagers et comptes de tiers

La mise à jour des provisions pour la dépréciation de comptes clients, usagers et divers tiers peut très bien être réalisée sur la base d’une analyse des comptes au 30 novembre à partir d’un pointage de la balance âgée et des résultats des relances, du reclassement des créances à risque, du contrôle des comptes de dotation et reprises de provisions.

L’évolution du risque pendant le seul mois de décembre n’est bien souvent que peu significative et n’entraine pas nécessairement la remise en cause des travaux réalisés par anticipation un mois plus tôt. Seuls les évènements majeurs et significatifs qui se produiraient entre la date de détermination des provisions et celle de la clôture nécessiteraient d’être pris en compte.

3- Les provisions pour risques et charges

Pour la détermination des provisions pour risques et charges, on peut appliquer le même principe que pour les comptes de clients et de tiers. L’analyse de la situation des risques et le montant des provisions peut être arrêté au 30 novembre après une revue des dossiers en amont avec les services concernés et les juristes. Il est rare qu’un élément nouveau vienne, au mois de décembre, changer fondamentalement la situation. Et si c’était le cas, cela peut être traité par exception.

4- Les opérations de trésorerie et opérations financières

Il est possible de gagner du temps en décembre et de limiter les écritures en rapprochement bancaire, si une analyse approfondie de ces écritures est réalisée au 30 novembre et si une procédure consistant à ne plus émettre de règlement (émissions de chèques et virements) ou réaliser des remises bancaires au-delà d’une date proche de la clôture, a été mise en place.

Pour les organismes qui font appel à la générosité du public et qui reçoivent de nombreux dons en toute fin d’année, cette caractéristique mérite, alors, de faire l’objet d’une attention toute particulière. Ainsi, le traitement des encaissements relatifs aux dons de fin d’exercice sera isolé dans une procédure distincte.

5- Le cas particulier des emprunts et dettes envers les établissements de crédit

Les écritures relatives aux emprunts, lignes de crédit, prêts peuvent également être anticipées à l’appui des échéanciers sans pour cela attendre la perception d’un document particulier en fin d’exercice.

6- Si vous avez à traiter de nombreux frais de déplacements de salariés et bénévoles

Votre organisation et vos modes opératoires doivent impérativement vous permettre d’avoir connaissance de façon anticipée et exhaustive quels sont tous les salariés et bénévoles qui doivent vous restituer les notes de frais de déplacements que l’association prend en charge. Mettez en place un système coercitif qui les incitera à respecter les délais de transmission que vous aurez exigés. Au mieux, utilisez un système d’approche qui vous permettra d’évaluer, avec suffisamment de précisions, le coût à prendre en charge auprès des retardataires.

À voir :
Regard d’experts : L’abandon de frais par les bénévoles

Les autres travaux à réaliser par anticipation

• Rappelons, ici, que le suivi régulier des comptes de tiers clients et fournisseurs tout au long de l’année évite un surcroit de travaux de régularisations diverses en fin d’exercice ;
• La détermination et la comptabilisation des charges constatées d’avance est une tâche qui peut être anticipée à partir d’une analyse régulière des comptes de charges ;
• L’inventaire et le suivi des conventions de financement incorporant des conditions suspensives ou résolutoires permet, également d’anticiper des situations à constater, en fin d’exercice par les écritures comptables qui le méritent ;
• L’évaluation de la provision pour indemnités de départ à la retraite peut être anticipée sur les bases de l’effectif du personnel présent au 30 novembre, le montant de la provision étant ajusté, à la marge pour sa valeur définitive à la clôture de l’exercice ;
• Un point complet peut d’ores et déjà être réalisé sur la consommation ou la création des fonds dédiés ;
• Le suivi et l’ajustement des comptes de liaison, des comptes de régularisation ;
• La préparation des éléments et tableaux qui composent l’annexe aux comptes annuels peut, en grande partie être organisée à l’avance. En effet, tous les points évoqués ci-dessus, permettent d’alimenter de nombreux tableaux obligatoires de l’annexe. De plus, il est possible d’anticiper la rédaction de la mise à jour des règles et méthodes comptables, l’énumération des faits marquants de l’exercice, le recensement des engagements hors bilan, des contributions volontaires en nature et autres communications financières essentielles.

A lire aussi : Associations : les opérations
indispensables après votre assemblée générale

Nos dix recommandations

Pour réduire le délai de réalisation de vos comptes annuels, il faut que tous les acteurs concernés dans votre organisation soient impliqués pour la réussite de ce défi. Cela passe par une action de communication, la préparation d’un calendrier réaliste et la sensibilisation de Tous à l’anticipation des actions préparatoires.

Les étapes clés à mettre en œuvre sont :

1. Une discipline générale défendue par la direction ;
2. La mise en place de procédures et de plannings extrêmement détaillés, dont la prévision, par exemple, de réunions de restitutions et d’avancement avec les différents interlocuteurs ;
3. Une répartition des tâches où chaque personne engagée sera particulièrement sensibilisée ;
4. La participation de l’ensemble des services dans le processus de production des comptes ;
5. La préparation des comptes à l’avance et changer vos relations avec les tiers (confirmations clients, fournisseurs, etc.) ;
6. La mise en place de réunions de travail pour identifier les points comptables délicats et valider les options de clôture ;
7. La réalisation systématique d’une opération de clôture anticipée ;
8. La rapidité privilégiée à l’extrême précision ;
9. L’existence d’un tableau de bord mensuel analysé qui permet d’anticiper les clôtures, la mise en place de procédures efficaces (notamment une procédure claire relative aux engagements de dépenses) ;
10. Un système informatique adapté et suffisamment performant.

Pour aller plus loin :
Dossier – La comptabilité dans les associations
et les autres structures de l’ESS