4 min.

ESS, Social

La gestion des bénévoles dans une association : les points clés

Date de publication : 02/03/2023

#Article

La gestion des bénévoles dans les associations est une question à ne pas négliger. En effet, les bénévoles sont essentiels à la vie des associations et leur participation au fonctionnement de l’association suppose de mener une réflexion en amont pour tout le monde y trouve son compte.

Un bénévole est une personne qui s’engage librement pour mener une action non rémunérée, en dehors de son temps professionnel et familial ; il n’a pas de lien hiérarchique contrairement à un salarié.

L’animation et la gestion d’une équipe de bénévoles doit trouver un juste équilibre entre la question organisationnelle (les projets à construire, les objectifs à atteindre…) et la convivialité.

Cette dernière peut se décomposer en quatre étapes :

• Organiser les contributions de chacun
• Fédérer autour du projet
• Développer la cohésion
• Reconnaitre et valoriser les compétences

Pour aller plus loin : Bénévolat et salariat : deux statuts à ne pas confondre !

Organiser les contributions de l’équipe de bénévoles

La gestion des bénévoles ne s’improvise pas !

Faire un état des lieux des compétences, des envies, de la disponibilité de chacun des bénévoles afin de mieux structurer l’organisation est indispensable.

Pour être efficace, il est nécessaire que l’association ait un projet structuré dans lequel chaque membre connaît son rôle.

Dans un premier temps, l’association doit bien définir (ou redéfinir), expliquer et rappeler le projet commun, son enjeu, son intérêt, les « chantiers » en cours et futurs.

Il est nécessaire de faire en sorte que les tâches du bénévole soient identifiées, clarifiées, attractives et aussi acceptées.

Les rôles définis par des fiches de postes/missions doivent être clairs et acceptés ; ce sont là deux points essentiels. Attention à bien répartir les tâches et les rôles de chacun avec précision.

Enfin, il est crucial de responsabiliser le bénévole sur ses missions afin de rendre l’importance de son travail.

Pour cela, la corédaction d’une charte d’engagement, d’un guide de fonctionnement, un organigramme avec les taches de chacun peut être un bon moyen d’avoir le panorama des attendus de tous et d’élaborer une stratégie organisationnelle.

A voir aussi :
Regard d’expert : Comment gérer les contributions volontaires en nature dans une associations ?

Fédérer autour d’un projet

Les bénévoles sont des personnes motivées, prêtes à donner du temps et des compétences pour aider les autres.

Il se trouve que chacun a besoin de comprendre le sens de son intervention dans un environnement déterminé.

Comprendre et donner du sens à l’action d’un bénévole l’aidera à se sentir en confiance dans sa mission et le replacer dans un contexte global.

Sans une communication interne efficace, l’organisation n’est rien : La communication favorise la mobilisation et le souhait de s’engager autour de valeurs et d’objectifs en commun.

A lire aussi :
La comptabilisation des fonds dédiés, mode d’emploi

Développer la cohésion

La cohésion se développe en tissant des liens entre les différents membres de l’association.

Pour cela :

• Nommer un « référent/ parrain » est bien souvent source d’intégration dans le groupe et facilite le sentiment d’appartenance.
• Favoriser les temps d’échange sera le cœur de l’animation et développe l’esprit collectif (une ambiance conviviale sera privilégiée entre tous les bénévoles). Il est important que la parole de chacun soit prise en considération et que les bénévoles se sentent à l’aise dans la prise de parole. Les groupes de travail facilitent les échanges et la mise en réseau développe ainsi l’esprit d’équipe (Elément fédérateur).
• Il est utile de souligner aux bénévoles leurs apports aussi bien quantitatif que qualitatif ; Les projets et actions doivent donc être évalués et retranscrits pour renforcer l’adhésion des bénévoles au projet associatif.
• Ne pas sous-estimer la force d’une formation pour un bénévole venant de rejoindre une association. Proposer lui des formations ; cela lui permettra de se familiariser avec son nouvel environnement. La formation est capitale, c’est un réel investissement qui porte ses fruits. Il est important que les bénévoles eux-mêmes puissent co-former leurs pairs. Enfin, il est primordial que l’ensemble des bénévoles agissent et interviennent selon un cadre commun, formant une homogénéité dans les pratiques.
• Favoriser la relation bénévoles / salariés : la gestion de la relation entre les bénévoles et les salariés est un élément fondamental. Il ne faut pas opposer bénévoles et salariés ; au contraire les interventions de chacun doivent être complémentaires. Tout comme les salariés, les bénévoles ont besoin de sens, de communication pour le maintien de leur engagement.

En résumé, la gestion des bénévoles est une gestion à part entière qu’il ne faut pas négliger avec ses propres contraintes et enjeux. Elle est tout aussi importante que la gestion des salariés de la structure. 

A lire aussi :
Associations : frais des bénévoles et réduction d’impôt

Reconnaissance et valorisation des compétences des bénévoles

Valoriser l’investissement des bénévoles est indispensable.

La reconnaissance et les remerciements ne sont pas une option, cela semble être le BA-BA, mais cela ne s’improvise pas.

Les bénévoles agissent de façon désintéressée, mais il est nécessaire que l’association de façon institutionnelle et officielle reconnaisse leur engagement :

• Dire MERCI, reste le moyen le plus clair et simple de reconnaitre la contribution de chacun et de lui montrer l’utilité de son action.
• Proposer le Passeport Bénévole même à ceux qui n’en font pas la demande. Cela reste un bon moyen de valoriser l’implication de l’engagement de chacun. Il s’agit d’un livret de reconnaissance de l’expérience bénévole valorisant les compétences. Il est reconnu par les organismes publics.
• Proposer aux bénévoles de créer un Compte d’Engagement Citoyen. Cela permet de recenser l’activité du bénévole et de mobiliser des droits à la formation professionnelle via le CPF.
• Créer une relation « gagnant-gagnant » autant pour le bénévole que pour l’association (mise en avant des missions, des activités, quantifier la valorisation de la contribution des bénévoles dans les projets de l’association).

Le bénévolat représente un enjeu fondamental pour les structures tant au niveau de la réalisation de leurs activités qu’en terme économique (ressources complémentaires).

Pour certaines structures, la gestion des bénévoles est stratégique et nécessite une approche différente voire plus difficile que la gestion des salariés (absence de véritable lien de subordination, adéquation des valeurs portées par la structure par rapport à celles du bénévole, etc.).
Leur gestion nécessite une approche adaptée et souvent différente de celle habituellement connue dans les structures fonctionnement exclusivement en statut salarial. 

A lire aussi :
Pourquoi valoriser la contribution de vos bénévoles ?