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Gouvernance

Le secrétaire de l’association

Date de publication : 27/03/2024

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Pour assurer le bon fonctionnement d’une association, les missions de chacun doivent être bien définies, surtout au sein de la gouvernance. Trésorier, expert-comptable, commissaire aux comptes : dans cet article, focus sur le rôle et les missions du secrétaire de l’association.

Qui peut être secrétaire dans une association ?

Le secrétaire d’une association relevant de la loi du 1^er juillet 1901 joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l’organisme. Habituellement, les statuts permettent à un membre qui a été désigné au conseil d’administration de se porter candidat pour tenir les fonctions de secrétaire de l’association.

Dans les schémas traditionnels qu’on observe le plus souvent, le secrétaire de l’association occupe une des places fondamentales en qualité de dirigeant auprès du président et du trésorier. Ce triumvirat gère au quotidien les fonctionnalités de l’association. Tous trois ont accès à des informations confidentielles nécessaires et utiles au bon fonctionnement de l’association. Le secrétaire tient un rôle plus orienté vers les fonctions administratives et juridiques. Pour cela, il doit faire preuve de qualités rédactionnelles et être bien organisé.

Précision : Le rôle de dirigeant associatif est interdit à des personnes qui exercent certaines activités telles que militaire, commissaire-aux-comptes, et certaines fonctions parlementaires qui ne sont pas compatibles avec celle de secrétaire d’association.

Est-ce qu’une association peut fonctionner sans secrétaire / est-ce obligatoire de nommer un secrétaire ?

La loi du 1^er juillet 1901 n’a aucune exigence sur la présence d’un secrétaire au sein de la gouvernance de l’association, pas plus que pour les autres dirigeants. Le respect de la liberté associative qui préside aux caractéristique de cette loi renvoie aux statuts de l’association. Ce sont eux qui le plus souvent déterminent l’organisation de la gouvernance de l’association et en définissent les contours. Ils précisent, alors, s’il faut confier à un conseil d’administration, puis à un bureau, le soin de gouverner et diriger l’association. C’est alors que les statuts précisent la nomination et le rôle du président, du secrétaire et du trésorier.

Les missions, le rôle, les pouvoirs et la durée du mandat du secrétaire sont définis dans les statuts, qui peuvent varier en fonction de la taille de l’association. Parfois, le règlement intérieur apporte des précisions sur son rôle sous forme de « fiche de poste Â».

S’agissant d’un dirigeant de l’association, la fonction de secrétaire peut être rémunérée dans les conditions autorisées par l’administration fiscale sans que ne soit remis en cause le régime fiscal non lucratif de l’association (dans la limite des ¾ du SMIC).

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Comment procéder au changement de secrétaire dans l’association ?

S’agissant d’une fonction « rapprochée Â» de la gouvernance générale définie par les statuts, la nomination, comme le changement du secrétaire y sont bien souvent précisés. Fréquemment, la durée de la fonction de secrétaire est attachée à la durée du mandat de membre du bureau et même de celle de membre du conseil d’administration. Ce qui est préférable. Mais ce n’est pas toujours le cas.

Les distorsions occasionnées par diverses circonstances peuvent présenter des situations complexes qui sont parfois bien difficile à gérer.

Comment démissionner d’une association en tant que secrétaire ?

Le secrétaire de l’association peut, bien entendu, démissionner à tout moment de ses fonctions surtout lorsqu’il s’agit de raisons personnelles. Mais la démission de la fonction n’entraine pas obligatoirement la démission de ses autres qualités. Ainsi, le secrétaire qui démissionne seulement de son « poste de secrétaire Â» peut très bien rester membre du conseil d’administration, et donc membre de l’association. C’est pourquoi, il conviendra d’être très vigilant de bien faire préciser, en cas de démission du secrétaire, quels sont les niveaux d’appartenance que celui-ci souhaite conserver par la suite au sein de l’association afin d’éviter toute ambiguïté.  

Quels sont le rôle et les missions du secrétaire dans une association ?

Le secrétaire de l’association occupe très souvent un rôle réservé à la gestion administrative de l’association. Il sera plus particulièrement chargé de s’occuper de suivre la liste des membres et adhérents de l’association afin de s’assurer que leur présence puisse être requise sans faille sous forme de convocations aux différentes réunions des instances de l’association (assemblées générales, conseils d’administration, commissions diverses et variées). En effet, la responsabilité du secrétaire est grande dans cette tâche car toute omission ou tout manquement dans la convocation d’un membre à une réunion de l’organe délibérant peut entrainer la remise en cause des délibérations prises à l’occasion de cette réunion en cas de contestation ultérieure.

Pour cela, il doit être suffisamment organisé. Il doit également s’occuper de manière efficace de la gestion des candidatures des membres aux différentes instances. Le secrétaire doit connaitre parfaitement les différents textes qui régissent l’association et sa réglementation (statuts, règlement intérieurs, chartes de fonctionnement des commissions mises en place, etc.). Il est garant du bon fonctionnement des dispositions qui permettent à ces textes de fonctionner sans faille. Lorsqu’il détecte une anomalie ou un dysfonctionnement, il doit être force de proposition pour faire évoluer les textes et les corriger à l’occasion des prochaines réunions des instances prévues à cet effet.

Lors des réunions qui doivent procéder aux nominations et élections, le secrétaire occupe un rôle prépondérant à ces instances. C’est lui qui centralise et diffuse les professions de foi des différents candidats. Il doit, en toute impartialité, s’assurer, par exemple, que les candidats peuvent bénéficier du moment d’expression qui leur est nécessaire. Il doit veiller au correct déroulement des suffrages et à leur diffusion.

Convoquer les organes collégiaux de l’association

Un des rôles essentiels du secrétaire de l’association consiste à s’assurer du calendrier de la tenue des différentes instances qui permettent à l’association de fonctionner. En principe, c’est lui qui convoque (avec signature conjointe du Président) les membres concernés aux différentes réunions d’assemblées générales, de conseil d’administration ou des différents comités. Même s’il ne participe pas obligatoirement à toutes ces instances, son rôle est bien de s’assurer et maitriser de leur convocation. Il doit être garant de la gestion du calendrier des mandats de chaque administrateur et membre du bureau.

Regard d’experts :

L’assemblée générale ordinaire d’une association – AGO

Vérifier au bon déroulement des instances collégiales

Lors de la tenue d’instances collégiales auxquelles il est nécessaire de s’assurer de la présence des membres, le secrétaire doit organiser la vérification de leur participation effective. Pour cela, il mettra en place un système d’émargement lors de l’entrée en séance pour faciliter le calcul des différents quorum si les statuts l’exigent, par exemple. De même, un système de comptage adapté doit être mis en place pour procéder aux votes des différentes résolutions lorsque cela est nécessaire. Les modalités et le système de vote devront également être adaptés à la taille de l’association et à la dimension de l’effectif des membres invités à s’exprimer lors du suffrage.

Rédiger les comptes-rendus et procès-verbaux de séances

La mission du secrétaire consiste à rédiger le compte-rendu et le procès-verbal des différentes réunions. Il est bien souvent prévu que ces documents doivent être consignés dans un registre qui présente le mérite de regrouper la mémoire et l’histoire de l’association. Bien que non obligatoire, la tenue d’un tel registre est conseillée et utile pour justifier des décisions prises par les organes collégiaux de l’association auprès de différent tiers et autorités administratives et judiciaires. L’existence de ces registre démontre la réalité du fonctionnement statutaire de l’association, ainsi que la régularité des décisions prises par ses organes collégiaux. C’est bien utile notamment lorsque l’association se trouve en situation de mésentente et que certaines décisions sont contestées.

Comment réussir la tenue de sa réunion ?
1 – Préparer l’ordre du jour et les différents sujets qui seront abordés lors de la réunion
2 – Pressentir les différentes personnes à inviter (non-membres, personnes qualifiées)
3 – Rédiger la lettre de convocation en précisant l’ordre du jour et le projet des délibérations
4 – Lors de la tenue de la réunion, laisser à chacun suffisamment de temps pour s’exprimer
5 – Pour chaque sujet de l’ordre du jour, résumer les échanges et préciser la résolution
6 – Procéder au vote
7 – Transcrire la résolution et le résultat du vote au procès-verbal

Le secrétaire veille au bon fonctionnement juridique de l’association

Bien souvent, le secrétaire est en charge de toutes les obligations juridiques et déclaratives obligatoires de l’association. Il devra ainsi effectuer toutes les démarches relatives aux formalités auprès de la préfecture du département du siège social de l’association :

• Après la tenue des assemblées générales extraordinaires qui auront modifié les statuts
• Après l’élection qui aura modifié la composition des membres du conseil d’administration et/ou du bureau
• Ou d’autres formalités exigées par l’activité de l’association

Lorsque l’association est concernée par différentes obligations de publicité légale auprès des Journaux Officiels, le secrétaire s’assure, bien souvent, que ces formalités déclaratives ont été effectuées par les différents services de l’association tout en respectant les délais légaux.

Il s’assure également du correct suivi de l’inscription de l’association auprès des différents organismes administratifs centralisées permettant de suivre son enregistrement comme l’INSEE, le RNA et autres fichiers exigés par le secteur d’activité dans lequel évolue l’association.

Enfin, lorsque l’association dispose de biens immobiliers, le secrétaire occupe une place prépondérante car c’est lui qui est en charge de centraliser les différents titres de propriété, actes et contrats qui lient l’association. Il assure la relation régulière avec le notaire de l’association. Il est, bien souvent, en relation avec les banquiers de l’association pour vérifier et maintenir tous les actes de cautions et contrats bancaires.

Enfin, il est bien souvent aussi, l’interlocuteur des compagnies d’assurances de l’association et en charge de suivre les différents contrats et sinistres qui peuvent intervenir en matière de risques civils et divers.

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Est-ce possible d’être secrétaire et trésorier d’une même association ?

En cas d’absence du secrétaire, la fonction qui lui est attachée peut être confiée au président, vice-président ou trésorier. Ce n’est pas incompatible. Mais, on vient de le voir, le rôle du secrétaire est un rôle important et indispensable. Bien souvent, personnage « discret Â» de l’association, il doit d’être efficace en tous instants.

Pour aller plus loin :

Le trésorier de l’association

Pour conclure, le secrétaire de l’association est un maillon essentiel qui assure la gestion administrative et le bon fonctionnement matériel, administratif et juridique de l’association. Il représente un appui précieux et indispensable pour le président.