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Fonds de dotation - Fondation

Fonds de dotation : retour sur les contrôles des états transmis aux préfectures

Date de publication : 05/02/2025

#Article

Dans le cadre de son fonctionnement, tout fonds de dotation est soumis à des obligations de communication de ses activités et de ses éléments financiers. Focus dans cet article.

Quels documents fournir ?

Le conseil d’administration doit transmettre à la préfecture du lieu du siège social, chaque année, dans un délai de six mois à compter de la clôture de l’exercice les documents suivants :

• le rapport d’activité ;
• les comptes annuels ;
• le rapport du commissaire aux comptes (si un commissaire aux comptes a été nommé).

Cette communication est essentielle pour poursuivre l’activité du fonds de dotation puisque la préfecture dispose de la capacité administrative de suspendre voire de demander la dissolution de la structure. De même, d’autres organismes sont habilités à exercer des contrôles pour les fonds de dotation (Inspection Générale des Affaires Sociales, Cour des Comptes par exemple).

Les documents transmis sont ainsi contrôlés sur la forme, sur le fonds mais également en termes de publications officielles auprès des autorités administratives.

Nous n’aborderons dans cet article que les données de conformité avec la règlementation en vigueur qui doivent figurer dans les documents transmis.

Pour aller plus loin

Rapport d’activité du fonds de dotation : comment bien le rédiger ?

Focus sur le rapport d’activité

S’agissant du rapport d’activité, ce dernier doit présenter et contenir des mentions obligatoires (décret n° 2022-813 du 16 mai 2022)*. Nous conseillons d’y inclure d’autres informations utiles au fonctionnement et à l’activité du fonds que l’on pourrait présenter comme suit :

Les mentions qui ne sont pas obligatoires peuvent être complétées et servir de plaquettes de présentation au fonds de dotation pour sa communication auprès des tiers.

Il est à noter que certaines des informations figurant de manière obligatoire dans le rapport d’activité peuvent conduire à révéler des informations personnelles (identité de donateurs et de bénéficiaires par exemple). Dans ce cas, nous préconisons soit d’établir deux rapports d’activité, soit de communiquer ces informations en annexe du rapport pour les instances de contrôle. Dans le premier cas, le fonds de dotation produira un rapport d’activité complet à destination de la préfecture et un second n’intégrant pas les données personnelles évoquées pour sa communication institutionnelle.

Par ailleurs, il convient de rappeler que l’obligation d’établissement d’un rapport d’activité concerne également le fonds de dotation qui déclare n’avoir pas eu d’activité. Dans ce cas, il est conseillé d’en expliciter les raisons et d’évoquer les actions qui seront réalisées dans les perspectives du fonds.

Dans la même logique, des informations sont à faire figurer dans le cadre des ressources et avantages reçus provenant de l’étranger (EAR) par le fonds de dotation. Le décret n°2021-1812 du 24 décembre 2021 apporte les précisions nécessaires à son établissement et le règlement comptable ANC n°2022-04 présente un modèle de tableau complet à intégrer dans les comptes annuels. Toutefois, il est possible de présenter une version synthétique de l’EAR dans l’annexe des comptes approuvés par l’organe délibérant et publiés au Journal officiel (en lieu et place de la version détaillée de l’état). Ce document synthétique ne dispense pas l’entité de disposer des informations nécessaires à l’établissement de l’état détaillé prévu par les textes, car ce dernier devra être consultable au siège ou sur le site internet de l’entité. Certaines préfectures demandent d’obtenir ce document détaillé pour valider la poursuite de l’activité du fonds.

En savoir plus :

Fonds de dotation, la FAQ

L’importance de l’annexe comptable et des contrôles préfectoraux pour les fonds de dotation

Pour les fonds qui n’aurait pas perçu d’avantage ou de ressource provenant de l’étranger, la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes a indiqué dans un avis technique qu’à titre de bonne pratique, une mention dans l’annexe indiquant l’absence d’avantage et de ressource provenant directement ou indirectement de l’étranger pourrait être appropriée.

Enfin, les préfectures effectuent également des vérifications sur la conformité de l’établissement des comptes annuels avec les textes applicables aux fonds de dotations.

Nous rappelons le rôle essentiel de l’annexe aux comptes annuels qui viendra apporter toute précision nécessaire à la bonne compréhension des états financiers. Dans cette optique, les préfectures vérifient avec attention les opérations affectées ou non  dans le cadre de l’Appel à la Générosité du Public (AGP). Ainsi, les informations spécifiques fournies dans ce cadre dans l’annexe comptable seront étudiées. Les conditions de rattachement des informations du compte de résultat au Compte d’Emploi annuel des Ressources collectées auprès du public seront à expliciter notamment la distinction avec les ressources issues d’un cercle de connaissance ayant des liens particuliers avec la structure, non intégrées dans les ressources issues de l’AGP.

En savoir plus

Annexe comptable des associations et autres organismes soumis au règlement ANC n°2018-06

Pour conclure sur les contrôles des états transmis aux préfectures

L’ensemble des éléments exposés dans cet article dénote la réalité de l’exercice des contrôles réalisés par les préfectures. A défaut de mise en conformité dans un délai de 15 jours, la préfecture peut prononcer la suspension de l’activité et plus encore.

N’attendez pas : ces demandes sont à anticiper voire à intégrer dans les procédures de fonctionnement du fonds de dotation (validation de deux rapports d’activité en conseil d’administration) pour fluidifier la transmission et la validation par la préfecture.