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Se préparer à un contrôle Urssaf

Date de publication : 31/10/2024

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Toute association employeuse peut, un jour ou l’autre, se retrouver confrontée à un contrôle de la part de l’Urssaf. Un contrôle qui vise à s’assurer de la bonne application, par les employeurs, de la législation relative aux contributions et cotisations sociales dues sur les rémunérations de leurs salariés. Connaître le déroulement de ce contrôle et les points de vigilance à observer permet à votre association d’avoir les outils en main pour s’y préparer efficacement.

Où se déroule le contrôle Urssaf ?

Le contrôle de l’Urssaf peut se dérouler dans ses locaux ou dans ceux de votre association.

Le contrôle réalisé dans les locaux de l’Urssaf, dit « sur pièces », ne concerne que les associations de moins de 11 salariés. L’association est alors prévenue du contrôle par la réception d’un avis de contrôle qui précise notamment les documents et informations qu’elle doit communiquer à l’Urssaf ainsi que leur date limite de transmission. Sachant que l’association doit disposer d’un délai d’au moins 30 jours entre la réception de l’avis de contrôle et la date limite de mise à disposition de ces documents et informations. Et attention, car si l’association omet d’adresser les éléments demandés ou si l’examen des pièces impose d’autres investigations, ce contrôle sur pièces peut être suivi d’une procédure de contrôle sur place, généralement plus lourde.

Dans le cadre d’un contrôle sur place, l’inspecteur de l’Urssaf s’installe dans les locaux de votre association. À moins qu’elle ne suspecte une situation de travail dissimulé, l’Urssaf doit obligatoirement vous adresser un avis de contrôle au moins 30 jours avant la date de la première visite de l’inspecteur.

Cet avis doit, sous peine d’entraîner la nullité du contrôle, mentionner :

• la date de la première visite de l’inspecteur;
• l’existence de la Charte du cotisant contrôlé, l’adresse internet où elle est consultable et la possibilité pour l’association de demander que ce document lui soit remis ;
• le droit de l’association de se faire assister du conseil de son choix pendant les vérifications.

En pratique : l’avis de contrôle indique l’identité de l’inspecteur et ses coordonnées. N’hésitez pas à le contacter si vous n’êtes pas disponible à la date de sa visite, en cas d’erreur dans l’adresse de l’association ou pour toute autre question.

L’avis de contrôle précise la liste des documents à mettre à la disposition de l’inspecteur le jour du contrôle (bulletins de salaire, contrats de travail, déclarations sociales nominatives, registre du personnel, avis d’imposition, etc.), ce dernier pouvant vous demander que les documents lui soient présentés selon un classement nécessaire au contrôle. La période vérifiée comprenant les 3 années civiles précédant le contrôle et l’année en cours, pensez à anticiper la préparation de ces documents.

Une fois dans votre association, l’inspecteur est autorisé :

• à consulter tous les documents sociaux, fiscaux, juridiques et comptables nécessaires au contrôle ;
• à interroger vos salariés pour connaître, entre autres, leur identité, leur adresse, la nature des activités qu’ils exercent ainsi que le montant de leur rémunération.

Pour aller plus loin

Les CSE et l’URSSAF

Combien de temps dure le contrôle Urssaf ?

Le contrôle de l’Urssaf mené auprès d’un employeur rémunérant moins de 20 salariés ne peut s’étendre sur plus de 3 mois, période comprise entre le début effectif du contrôle (date de la première visite de l’inspecteur pour un contrôle sur place ou date de commencement des vérifications figurant sur l’avis pour un contrôle sur pièces) et la lettre d’observations.

Cette durée peut néanmoins être prorogée une fois à la demande expresse de l’association ou de l’Urssaf, lorsque des circonstances exceptionnelles nécessitent un délai plus long (fermeture de l’association pour une durée prolongée, par exemple). Quoi qu’il en soit, la durée totale du contrôle ne peut excéder 6 mois.

Cette durée maximale ne s’applique pas dès lors que le contrôle en cours fait état d’une situation de travail dissimulé, d’un obstacle à contrôle, d’un abus de droit, d’une comptabilité insuffisante, de documents inexploitables ou de documents transmis plus de 15 jours après la réception de la demande de l’agent de contrôle.

Quelle est l’issue du contrôle ?

Au terme de ses vérifications, l’inspecteur doit, en principe, vous proposer un entretien afin de vous présenter les résultats du contrôle. Des résultats qui doivent ensuite vous être notifiés dans un document, daté et signé, intitulé « lettre d’observations ». Ce document doit indiquer notamment l’objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée, la date de fin du contrôle, le délai de 30 jours (prorogeable de 30 jours) qui vous est accordé pour répondre aux observations de l’Urssaf, ainsi que la possibilité de vous faire assister par un conseil pour rédiger une réponse.

Cette lettre peut faire état :

• d’une absence totale d’observations en cas de bonne application de la législation ;
• d’observations sans régularisation auxquelles vous devez vous conformer à l’avenir ;
• d’un redressement de cotisations, c’est-à-dire de sommes à payer par l’association, une mise en demeure l’invitant à régulariser sa situation lui étant alors adressée ultérieurement ;
• d’un trop versé de l’association qui doit lui être remboursé dans le mois qui suit sa notification.

En pratique : si vous n’êtes pas obligés de répondre aux observations de l’inspecteur, vous avez néanmoins tout intérêt à le faire car si vous apportez de nouveaux éléments portant sur un ou plusieurs aspects du redressement, l’Urssaf peut éventuellement infléchir sa position et revoir à la baisse le montant du redressement.

Aussi

Comment déclarer votre association ?

Comment contester ?

L’association qui reçoit de l’Urssaf une mise en demeure à la suite d’un redressement ou une décision confirmant des observations pour l’avenir peut les contester en saisissant, dans les 2 mois qui suivent leur réception, la commission de recours amiable (CRA) de l’Urssaf.

La CRA dispose d’un délai de 2 mois pour répondre à la demande de l’association. À défaut de réponse, la demande est considérée comme rejetée. L’association peut contester la décision de la CRA devant le tribunal judiciaire (pôle social), et ce dans les 2 mois qui suivent sa réception.

Bénévolat : attention au travail dissimulé

Bénévolat ou salariat ?

Alors que, selon une étude de Vie Publique, 90 % des associations ne fonctionnent qu’avec des bénévoles et que salariés et bénévoles se côtoient dans les 10 % restantes, il est impératif de ne pas confondre ces deux statuts ! En effet, la reconnaissance du statut de salarié à un bénévole dans le cadre d’un contrôle Urssaf peut vous coûter très cher avec notamment le paiement des cotisations et contributions sociales sur tous les indemnités et avantages en nature dont il a bénéficié et des sanctions pour travail dissimulé.

Aussi, vous devez veiller à ne pas verser de rémunération à un bénévole, quelle qu’en soit la forme (versement de sommes d’argent, fourniture d’un logement, mise à disposition d’un véhicule…), sauf remboursement de frais. Vous ne devez pas non plus créer un lien de subordination juridique envers le bénévole, ce lien étant caractérisé par l’exécution d’une prestation sous votre autorité (pouvoir de donner des ordres et des directives, contrôle de l’exécution des missions et sanctions des manquements).

Enfin, si un salarié de votre association souhaite s’impliquer comme bénévole, il convient de bien distinguer les tâches lui incombant en vertu de son contrat de travail de celles réalisées pendant ses interventions bénévoles afin d’éviter que ses heures de bénévolat soient considérées comme du temps de travail salarié.

Pour en savoir plus :

Bénévolat et salariat : deux statuts à ne pas confondre !

Le remboursement des frais des bénévoles

Vous devez rembourser au bénévole les frais qu’il engage, personnellement et réellement, lors de ses missions en lien avec l’objet associatif.

Le remboursement forfaitaire des frais des bénévoles peut sembler plus simple à utiliser pour les associations qu’un remboursement à l’euro près et sur justificatifs. Il est toutefois déconseillé car ces sommes pourraient être considérées comme des salaires par l’Urssaf. Dans l’idéal, donc, les remboursements doivent être effectués sur présentation de justificatifs (billets de train, factures d’achat, notes de restaurant…) et correspondre au montant réellement dépensé. Seule exception : lorsque le bénévole utilise son propre véhicule pour l’activité de l’association, ses frais peuvent être remboursés en appliquant le barème fiscal de remboursement des frais kilométriques.

Quelques points de vigilance pour les associations ?

Bien préparer un contrôle c’est avant tout anticiper les situations qui pourraient entrainer des redressements. L’Urssaf va ainsi porter une attention particulière sur la prise en compte voire l’application des conclusions émises lors d’un précédent contrôle. Elle analysera systématiquement toute forme de rupture (et plus spécialement les ruptures conventionnelles), la validité d’octroi d’aides ou de réductions de charges, des conventions de stage. Enfin, n’oubliez de tenir à sa disposition la déclaration annuelle des honoraires ou des commissions.

Prenez la précaution lors du premier rendez-vous de mettre à disposition l’ensemble des documents demandés ; l’Urssaf apprécie alors la qualité et le professionnalisme de votre association et permettra peut-être d’avoir un avis favorable pour démarrer ses contrôles.